Kuidas koosolekut juhatada

Sisu

• etappidel
• 1. osa Koosolekuks valmistumine
• 2. osa Koosoleku juhatamine
• 3. osa Viige koosolek tõhusalt läbi

Ärimaailmas on asjade tegemiseks vaja teatavat paindlikkust. Näiteks võtab olulised otsused tavaliselt vastu meeskond ja olulise töö lõpuleviimine nõuab mitme eksperdi sekkumist. Struktureeritud ja organiseeritud kohtumised võimaldavad teha väga tihedat koostööd, kuid tõenäoliselt on kohtumine ebaefektiivne ja lõputu, kui sellel pole konkreetset eesmärki või kui see ei toimu kindlas järjekorras. Juhatava koosoleku kavandamine, ettevalmistamine ja läbiviimine aitab teil vältida aja raiskamist ja muuta kohtumine kordaläinuks.

etappidel

1. osa Koosolekuks valmistumine

1. 
   

   
   Arutage osalejatega teie kavandatud kohtumist. Kui olete teada saanud, et hakkate töökoosolekut juhatama, mõelge kõigepealt osalejate, eriti kõrgetel ametikohtadel või oluliste inimestega rääkimisest. Küsige neilt, kas nad soovivad mõnda päevakorrapunkti lisada. Kirjutage nende vastused üles ja arvestage neid päevakava koostamisel.
   • Hea mõte on küsida osalejatelt, kas neil pole konkreetseid punkte, mida nad tahaksid koosoleku ajal arutada, sest see mitte ainult ei hõlbusta teil oma päevakava väljatöötamist, vaid ka seetõttu, et panite osalejad aegsasti enne kohtumise algust tööle. koosolekul. Inimesed soovivad rohkem osaleda, kui nad teavad, et neid huvitavaid küsimusi arutatakse kohtumisel.

2. 
   

   
   
   
   Päevakava väljatöötamine ja levitamine. See päevakord on väga kasulik mitte ainult koosoleku juhatajale, vaid ka osalejatele, kuna see sisaldab olulist teavet, näiteks koosoleku kuupäev, koht ja osalejate nimekiri. Lisaks võimaldab päevakord kõigil end ette valmistada, sest selles on kirjas punktid, mida kohtumisel arutatakse. Päeva tellimus saatke esimesel võimalusel. Mida olulisem on koosolek, seda kiiremini peate selle eetrisse andma.
   • Teie päevakavas tuleb nimetada aruteluaeg, mis eraldatakse igale selles sisalduvale punktile. Vaadates eelnevalt ajakava, saate oma koosoleku kulgu jälgida. Mõne punkti aruteluaeg võib võtta oodatust pikemat või lühemat aega, kuid ajakava võimaldab teil nende punktide arutelu paremini jälgida ja oma aega vastavalt kohandada.

3. 
   

   
   
   
   Otsige koosoleku ja eelmiste koosolekute teemat. Mõni osaleja ei pruugi teada arutatavaid punkte, teised ei pruugi eelmistel koosolekutel osaleda, mõned võivad aga lihtsalt unustada. Teadke, et saate paremini juhatajana tegutseda, kui teate eelmiste koosolekute sisu. Proovige rääkida nendel koosolekutel juba osalenud inimestega, et selgitada välja lahendamata küsimused, mida peate koosolekul üles tõstma. Koosoleku ajakava hõlbustamiseks võiksite paluda raportööril esitada teile eelmiste koosolekute protokollid.
   • Need aruanded võivad olla äärmiselt kasulikud. Need teevad kokkuvõtte eelmiste koosolekute aruteludest ja otsustest ning võimaldavad teil kõik kiiresti ära korraldada. Saate isegi koos päevakavaga edastada olulisi aruandeid.

4. 
   

   
   Veenduge, et saal oleks eelnevalt valmis. Koosoleku päeval kontrollige, kas tuba on puhas, esinduslik ja valmis osalejaid vastu võtma. Samuti kontrollige, kas riistvara töötab hästi, näiteks slaidivaatur, projektsiooniseade jne. Pange tähele, et tehnilised kontrollprillid võivad teie kohtumist häirida.
   • Kui teete esitlust digitaalse meediumiga, näiteks PowerPoint, võtke aega, et tutvuda puldiga, mida kasutate slaidide sirvimiseks. See säästab teie aega arutelu edasiliikumiseks.

2. osa Koosoleku juhatamine

1. 
   

   
   Kuulutage sessioon avatuks. Koosoleku avamisel ja kui kõik osalejad või vähemalt kõige olulisem neist on paigaldatud, püüdke säilitada kogu publiku tähelepanu. Tutvustage ennast ja kuulutage välja kohtumise eesmärk. Seejärel rääkige koosoleku pikkusest ja ajast, millal plaanite edasi lükata. Võite lõpetada enne või pärast reklaamitud aega, kuid teil on vähemalt üks marker koosoleku edenemise jälgimiseks. Kui osalejad üksteist ei tunne, võtke aega nende tähtsaima tutvustamiseks.
   • Võtke arvesse, et mõnel organisatsioonil ja ettevõttel on kohtumiste avamiseks ja läbiviimiseks ranged protseduurid. Näiteks töötab Ameerika Riiklike Tööandjate Assotsiatsioon (AFSCME) süsteemi, mida tuntakse Robert Reglemendi korras (Roberts Rule of Order) ja mis näeb ette, et president avab istungi löögiga. haamer lauale. Lisaks on need reeglid resolutsioonide esitamise ja vastuvõtmise osas väga konkreetsed.

2. 
   

   
   Tehke kokkuvõtted olulistest punktidest, mida oli varasematel kohtumistel arutatud. Olulistele projektidele pühendatud kohtumiste korral proovige kohe pärast seansi avanemist saada publiku tähelepanu, tehes kiiresti kokkuvõtted eelmistest koosolekutest tähistanud otsustest ja silmapaistvatest sündmustest. Tõenäoliselt ei tea kõik osalejad seda teemat nii hästi kui teie, nii et kaaluge kõigi teavitamist, et teie kohtumine oleks lihtsam.
   • Eelmiste koosolekute sisu kokkuvõtte asemel võite käsitada raportööril lugeda teie jaoks see protokoll läbi.
   • Samuti võite kaaluda peamise kirjavahetuse lugemist, mille olete saanud pärast eelmist kohtumist.
   • Samuti on osalejatele võimalik jagada kirjavahetuse ja aruannete koopiaid, kuna neid dokumente ei ole tavaliselt vaja valjusti lugeda.

3. 
   

   
   Paluge osalejatel anda ülevaade praegusest olukorrast. Andke ekspertidele võimalus teavitada assambleed eelmise koosoleku järgsest toimumisest. See võib olla ükskõik, näiteks probleemid, mida teie ettevõte või organisatsioon peab lahendama, personali vahetus, projekti areng või strateegia muutmine. Osalejad võivad ka küsida teavet eelmisel koosolekul vastu võetud otsuste tulemusel võetud teatavate meetmete tulemuste kohta.

4. 
   

   
   Tegelege lahendamata küsimustega. Enne uute küsimuste juurde siirdumist arutage veel lahendamata probleeme või eelmise koosoleku ajal langetamata otsuseid. Ükski osaleja ei taha võtta vastutust vanade probleemide eest. Seetõttu proovige lahendamata probleemid lahendada oma kohtumise ajal. Tavaliselt loetletakse eelmisel koosolekul lõpetamata tööd jaotises "lahendamata küsimused" või "küsimused edaspidiseks arutamiseks".
   • Sõltuvalt ettevõtte kultuurist ja selle tööreeglitest võidakse otsuste tegemisel kohaldada erimenetlust, näiteks on vaja saavutada häälteenamus enamusega või määrata rühm inimesi, kellel on kõrged hierarhilised positsioonid, võtma kõik otsused.
   • Pange tähele, et mõned küsimused on lihtsalt väga tülikad lahendada kohtumiste vahelisel ajal. Teil ei pea olema veel pooleliolevate pikaajaliste projektide edusammudest. Kuid peate "jõudma" otsusteni projektide osas, mis nõuavad viivitamatut tegutsemist.

5. 
   

   
   Uue ettevõtte töötlemine. Siis räägime uus küsimused, uued mured ja küsimused, mida tuleb kohtumisel arutada. Need on tavaliselt punktid, mis tulenevad arengutest pärast eelmisi kohtumisi. Proovige teha lõplikud ja selged otsused, kuna punkte, millega koosolekul ei arutata, lükatakse järgmisele koosolekule.

6. 
   

   
   Tehke kokkuvõte kohtumise järeldustest. Kui olete praeguste juhtumitega lõpetanud, jätkake osalejate tehtud järelduste kokkuvõttega. Üksikasjalikult kirjeldage otsuste tulemusi ja kirjeldage vajadusel konkreetseid toiminguid, mille iga osaleja peab enne järgmist kohtumist läbi viima.
   • See samm on oluline, kuna see on teie viimane võimalus veenduda, et kõik lahkuvad ruumist, saades selge ettekujutuse erinevate projektide käigust ja teades täpselt, mida nad peavad tegema.

7. 
   

   
   Lõpuks tutvustage järgmise kohtumise teemat. Lõpuks teavitage kõiki järgmise kohtumise teemast ja kui olete juba seda programmeerima hakanud, määrake koht ja kuupäev. See säilitab projektide või otsuste vahel teatava järjepidevuse ja annab osalejatele ettekujutuse tähtaegadest, mille jooksul nad peavad olema neile määratud töö teostamiseks korraldatud.
   • Tea, et sina ära tee Kui praeguse koosoleku päevakord on ammendatud, peate teise kohtumise kavandama. Siiski on hea seda teha, kui tegelemiseks on piisavalt punkte või kui peate ootama, et näha, kuidas teatud projektid arenevad.

3. osa Viige koosolek tõhusalt läbi

1. 
   

   
   Orienteerige väitlused neid domineerimata. Üks teie rollidest on edendada arutelusid ja hoida neid kursis koosoleku eesmärkidega. Teie roll ei ole pakkuda oma arvamust iga küsimuse kohta või viia arutelude käik kavandatud ajakavaga vastavusse. Ole paindlik. Laske osalejatel end vabalt väljendada ja laske uutel küsimustel tekkida isegi siis, kui need ei kuulu päevakorda. Võite tunda, et peate mõne küsimuse sulgema või muutma, et hoida arutelu kohtumise eesmärgist eemal, kuid ei usu, et peate kõike kontrollima. Lõppude lõpuks on see kollektiivne ettevõtmine.
   • Koosoleku edenedes jälgige päevakorda. Kui olete hilinenud, vältige kindlasti mõnda küsimust või lükake läbivaatamine edasi. Ärge kõhelge seda teha, kui arutatud teemad on väga olulised.

2. 
   

   
   Julgustage kõiki kohalviibijaid aruteludes osalema. Esimehena peate tagama menetluste tõhususe ja läbipaistvuse. Julgustage osalema kohalolevaid, kes kõhklevad, ehkki nad on arutatud teemadega hästi kursis. Te ei pea neid vaidlustama ega nendega otse rääkima. Võite lihtsalt öelda midagi sellist: "Ma arvan, et hr Martini asjatundlikkus on meile väga kasulik". See on elegantne viis julgustada mõnda liiget aktiivsemalt osalema.

3. 
   

   
   Veenduge, et kõik mõistaksid menetluse sisu. Pidage meeles, et kõigil osalejatel pole kohtumisest ühesuguseid teadmisi ja kogemusi. Võimaldamaks neil kohtumisest kasu saada, kaaluge keerukate probleemide lihtsustamist nende tekkimise ajal. Vähem kogenud osalejad hindavad kindlasti teie pingutusi.

4. 
   

   
   Ärge jätke endast maha raskeid või piinlikke küsimusi. Kui president ei kontrolli neid küsimusi hästi, võib kohtumine muutuda läbikukkumiseks. Veenduge, et käsitleksite kõiki koosolekul ilmnevaid olulisi küsimusi ja ärge laske osalejatel end vastutusest vabastada ega vastamata küsimuste korral ebamääraselt vabandust paluda. Proovige teada saada ja saada vastuseid küsimustele, millele keegi lahendust ei soovi leida. See ei vasta tingimata iga osaleja soovile, kuid need on küsimused, mis tuleb lahendada, et kohtumine saaks oma eesmärgid täita.
   • Veenduge, et kõik olulisemad otsused oleks registreeritud. Paluge koosoleku reporteril või reporteril seda tööd teha. Kui olete sunnitud esitama keerulisi küsimusi, proovige neile küsimustele hästi põhjendatud vastuseid saada.

5. 
   

   
   Vaadake oma ajakava. Paljudele inimestele ei meeldi kohtumised, kuna nende arvates on see aja raiskamine. Lõputu koosoleku vältimiseks kasutage oma volitusi eesistujana, et menetlust hea tempoga edasi viia. Kui koosolek kestab arvatavasti kauem, ärge kartke mõne tundetu küsimuse uurimist edasi lükata. Aja raiskamise vältimiseks olge valmis oma programmi kohapeal üle vaatama.