Kuidas oma kontorit korraldada?

Sisu

• etappidel
• 1. osa Tühjendage kontor
• 2. osa Kontori ümberkorraldamine
• 3. osa Tõhususe edendamine

Nagu sageli öeldakse, on räpane kirjutuslaud korratu vaimu märk. Puhta ja korrastatud tööruumi hoidmine mõjutab uskumatult teie tootlikkust, keskendumisvõimet ja võimet leida kõik vajalik. Pärast töölaua jama puhastamist võite end oma töö tõhususe üle üllatada. Vaja on vaid vähe aega, distsipliini vajalike asjade välja viskamiseks ning süsteemi, mis tagab, et kõik sobib.

etappidel

1. osa Tühjendage kontor

1. Alusta nullist. Teil on lihtsam korraldada, kui alustate tühja kontoriga. Eemaldage kõik sellel. Eemaldage objektid sahtlitelt (kui neid on). Asetage kõik eraldi lauale või põrandale hilisemaks sorteerimiseks. Kui olete kõik oma asjad kontorist välja viinud, on lihtsam ette kujutada, kuidas soovite seda korraldada.
   • Tõenäoliselt võtab kauem aega, kui sorteerite üksteise järel laua peal olevad asjad ja otsustate, millised neist visata.

2. 
   

   
   Puhastage kontor ülevalt alla. Nautige oma tühja kontori põhjalikku puhastamist. Tolmutage ja pühkige pealmine pind puhtamaks. Puitlaudadel töötlege sissetungitud plekke ja poleerige kriimustusi. Kui see on valmis, näeb see välja nagu uus.
   • Enne koristamise alustamist veenduge, et kõik oleksite kontorist eemaldatud. Vastasel juhul peate basaari ümber koristama.

3. 
   

   
   
   
   Visake vanad asjad, mida te ei kasuta. Võtke kõik asjad, mis teil on, kontorist välja ja jagage need kaheks vaiaks: üks nende asjade jaoks, mille viskate prügikasti, ja teine ​​nende asjade jaoks, mida soovite hoida. Ärge liigutage. Vabanege võimalikult paljudest ebavajalikest asjadest, kuni olete jäänud vaid paljast essentsist. Nii on teil lihtsam oma lauda puhtana hoida.
   • Inimesed on sageli seotud objektidega, mida nad ei kasuta ja millega nad pole harjunud. Lüüa asjatut äri, et anda teile rohkem meelerahu, kui olete lõpetanud.
   • Ära unusta visata prügi, mille leiad kontori koristamise ajal. Nad võivad arvestada ka suure osa häirega.

   
   

   
   Uuendage oma ruumi. Vaadake oma laua ümber ja leidke kõike, mis on aegunud. See hõlmab eelmiste aastate kalendreid, kirju, millele olete vastanud või millele pole vastanud, ja isegi vanu fotosid. Asendage need objektid värskendatud versioonidega. Visake need prügikasti või hoidke spetsiaalses kohas. Kõik teie laual peab olema uus ja kasutamiseks valmis.
   • Teil on õigus hoida kinni asjadest, millel on sentimentaalne väärtus. Kui teil on vana foto, kingitus või suveniir, mida soovite hoida, hoidke seda kindlas kohas ja ärge laske sellel oma lauale kuhjata.

2. osa Kontori ümberkorraldamine

1. 
   

   
   
   
   Muutke oma kontori paigutust. Nüüd on aeg oma asjad lauale tagasi panna, kuid te ei pea neid sinna tagasi paigutama, kus nad olid. Mõelge uutele viisidele, kuidas oma kontor ümber korraldada, et teil olemasolevat ruumi ära kasutada. Võite otsustada panna asjad nende asemele, kuid kontori vastasküljel või võite neile valida uue asukoha. Töötage välja kord, mis aitab teil töötamise ajal keskenduda.
   • Teie laual olevate asjade ümberkorraldamine on väike muudatus, mis peaks siiski olema monotoonsus, mida tunnete tööl istudes ja näete alati samu asju samades kohtades.
   • Hiinas on isegi kunst, mis on pühendatud igapäevaelu objektide korraldamisele. See on "feng shui" ja need terapeutilised psühholoogilised toimed on hästi tõestatud.

2. 
   

   
   Täitke uus äri. Kas teil on paberit, pastakaid või klambreid puudu? Minge kontoritarvete poodi ja valige vajalikud seadmed. Koostage nimekiri, et te ei unustaks midagi. Keskenduge palju kasutatavatele asjadele ja kipuvad kiiresti otsa saama. Kui on aeg tööle asuda, on teil kõik vajalik olemas.
   • Isegi kui teie töökoht pakub teile kõiki vajalikke kontoritarbeid, peaksite neid, mis teile kuuluvad, hoidma käepärast (näiteks võib teie lemmikpliiats teha teid mugavamaks).

3. 
   

   
   Mõelge oma ettevõtte korraldusele. Kui teil on hea ettekujutus välimusest, mida soovite oma kontorile anda, looge seal oma ettevõte, et maksimeerida oma tootlikkust, vältides samal ajal igasugust jama. Näiteks reserveerige keset kontorit arvuti jaoks, hoides samal ajal oma olulisi objekte ja dokumente käeulatuses. Lisaks töö lihtsustamisele aitab see teil oma asjade otsimiseks aega mitte raisata, kuna neid hoitakse loogiliselt.
   • Teie intuitsioon on tavaliselt teie parim juhis, kuidas öelda, kuhu oma asjad pakkida. Kui otsite teatud asju teatud kohtadest, on see ilmselt parim koht nende eemaldamiseks.

   
   

   
   Lisage väike stiil. Teie eesmärk on saada puhas ja korrastatud kontor, kuid see ei tähenda, et see peab olema igav. Lisage mõned dekoratiivsed puudutused, et anda sellele rohkem isikupära. Mõned pildiraamid, väike kuju või lõbus kohvitass võivad ruumi elavdada ja soojemaks muuta.
   • Kui töötate karbis või kontoris, võite töö tuju vastu võitlemiseks kaasa võtta mõned majapidamistarbed.
   • Riputage seinale plakateid ja plakateid, mis motiveerivad teid kõvasti tööd tegema.

3. osa Tõhususe edendamine

1. 
   

   
   Hoidke esmatarbekaupu käeulatuses. Kui mõistate, et peate objekti jõudmiseks sageli liikuma, peate veenduma, et see jääb juurdepääsetavamaks. Mõelge käikudele, mida sageli teete, et midagi lauale jõuda, ja korraldage oma asjad tähtsuse järjekorras. Selle lähenemisviisi järgimine muudab teie ettevõtte leidmise ja kasutamise lihtsamaks.
   • Pliiatseid ja pliiatseid, paberit, sülearvuteid, kommunikatsiooniseadmeid ja digitaalseid tarvikuid tuleks hoida avatud kohtades või mujal, kuhu neile hõlpsalt ligi pääseda.
   • Eraldage pliiatsid ja pastapliiatsid tassis, et hoida neid koos ja kasutamiseks valmis, võtmata liiga palju ruumi.
   • Jätke kirjaklambrid ja klammerdajad printeri lähedusse või kohtadesse, kus oma dokumente käsitlete.
   • Saate teenida kuni tund päevas, vähendades aega, mis kulub teie asjade leidmiseks kontoris.

2. 
   

   
   Hoidke esemeid, mida sageli kasutate, käeulatuses. Mittevajalikke esemeid, mida sageli kasutate, saab hoida sahtlites, et saaksite need vajadusel välja võtta. Hoidke ülemisi sahtleid asjade jaoks, mis võtavad ruumi ja mida kasutate sageli, kuid mida ei pea hoidma laua peal.
   • Näiteks võite leida, et kasutate oma töö lõpetamiseks arvutit, tahvelarvutit või muid elektroonilisi seadmeid sagedamini kui pliiatseid või paberit. Sellisel juhul tuleb neid sekundaarseid materjale hoida käeulatuses, et jätta elektroonilistele seadmetele ruumi lauale.
   • Kui teil on palju väiksemaid esemeid, saate sahtlitele osta salvealuseid. Nad kohanevad viimase ruumiga ja neil on erineva suurusega sektsioonid, et hoida kõik teie asjad nähtaval ja hästi korraldatud.
   • Tehke endale menüüloend iga asja prioriteetsest asukohast. Kui kasutate eset sageli või on oluline, et hoiate seda käepärast, võite selle oma lauale jätta. Kui vajate seda ainult aeg-ajalt, saate seda ohutult sahtlis hoida. Kui kasutate seda harva või see ei mahu lauale, peate selle hoidmiseks leidma teise koha.

   
   

   
   Hoidke asjatut jama kontorist eemal. Mida iganes te otsustate säilitada, kuid mida te sageli ei kasuta, tuleb hoida mujal, et need ei koguneks ega segaks teid.See hõlmab teie isiklikke asju, suupisteid, jooke ja vidinaid, mida kasutate ainult harvadel juhtudel. Kirjalikke dokumente tuleks hoida kaustades, mille korraldate üheskoos väikeses kapis, ülejäänud aga alumises sahtlis või muus kapis, kui te ei kavatse seda kasutada. Vältige nii palju kui võimalik asjade lauale panemist, välja arvatud vajalikud asjad.
   • Proovige oma asjade hoidmise kombeks pärast nende kasutamist. Vastasel juhul kipuvad need kogunema teie lauale või täitma teie sahtlid kiiresti, kui te ei pööra sellele tähelepanu.

3. 
   

   
   Kasutage oma dokumentide jaoks postikäru. Kogu paberimajandusega toimetuleku hõlbustamiseks peaksite investeerima postikorvi. Need on madalad mitmetasandilised korvid, mis võimaldavad teil valida ühe põranda viimaste dokumentide jaoks ja teise tagastatavate dokumentide jaoks, samuti vastamata kirjade jaoks või juba tagastatud dokumentide jaoks. Salvestades oma dokumente postikorvis, kaustades ja väikeses kapis, väldite laua purunemist paberite all.
   • Postikorv või mitu üksteise peale virnastatud korvi aitavad teil likvideerida teie töölaual olevate dokumentide tekitatud rämps.
   • Broneerige ostukorv nende dokumentide jaoks, mille olete täitnud või mida peate täitma, teise nende postide jaoks, millele peate vastama või millele olete juba vastanud jne.

4. 
   

   
   Hoidke kontrolli jagatud tööala üle. Mõni inimene peab tööl kasutama ühist kontorit või ühiskasti, vastasel juhul võib teie kontor sattuda teiste töölaudade lähedusse, jättes teile üsna piiratud tööruumi. Selle jagatud ruumi juhtimiseks saate ikkagi samme astuda.
   • Esiteks peate veenduma, et teil on selged piirid selle kohta, kellele mis kuulub. Siis saate hakata oma sektsiooni korraldama, maksimeerides selle säilitamist ja tõhusust.
   • Pange isiklikele asjadele silt ja hoidke neid selle kõrval, kus istute. Tuvastage teile kuuluvad dokumendid ja hoidke neid eraldi köites, mille paned sahtlitesse või kappi.
   • Otsustage ühise ruumi hoidmiseks teie jagatud asjade hoidmiseks, nii et häire ei jäljendaks aeglaselt teie isiklikku ruumi.
   • Oma asjade hoidmiseks kandke kotti või rätikut. Kui töötate ühiskasutatavas ruumis, ei pruugi te laua ja sahtlites hoida nii palju tarvikuid ja tarvikuid, kui soovite.
   • Hoidke oma harjumus regulaarselt hoiustada ja puhastada, et hoida oma ühist kontorit või töökohta puhtana. Mida rohkem inimesi on suletud ruumi, seda rohkem koguneb jäätmeid, pabereid ja korralagedust.

• Kontori tööl korraldamisel hoidke minimaalselt isiklikke esemeid ja kaunistusi. Mida rohkem objekte teil töölaual on, seda rohkem ruumi tunnete end kaootiliselt ja segaselt.
• Veenduge, et leiate kontoritooli, mis pakub seljale head tuge. Kui te ei hoia head rühti, võib see mõjutada teie tervist ja meeleolu.
• Seadistage salvestussüsteem, et oleks alati teada, mis on juba valmis, mida tuleb lõpule viia ja mida saate ära visata. Korraldage projekte nende olulisuse ja edusammude põhjal.
• Hoidke vanapaberi korvi oma kontori lähedal, et see kohe utiliseerida. Kui lükkate selle edasi, kogunevad nad.
• Pange sahtlitele etiketid, et teada saada, kus asuvad teie asjad, nii et te ei pea igal pool otsima, kui vajate.
• Ostke ja kasutage jama haldamiseks lihtsaid hoiukarpe. Mõnda eset peate kusagil hoides hoidma käepärast. Võite panna need laua alla, kõrvalmajja või isegi teise tuppa.
• Kui teile meeldib näpistada, võite proovida luua oma unikaalsete ja isikupärastatud materjalidega salvestusvahendeid.
• Kui teil pole laual piisavalt ruumi lambi jaoks, ostke üks koos tangidega, mille kinnitate serva külge.
• Vabanege kõigist võimalikest segamistest. See aitab teil ka vaimselt organiseerituna püsida.
• Dokumentide korraldamiseks ostke arhiivikapp, augurauad ja vaheseinad.
• Kui teil on töölaual arvuti, peate oma failid korrastama. Samuti peaksite kaaluma arvuti ja sülearvuti sisemuse puhastamist.
• Proovige hoida märkmik käepärast juhuks, kui soovite midagi kirjutada.

• Pidage kindlasti meeles, kus oma asju hoiate. Kui teil on palju tööriistu, vidinaid või kaustu, mida peate meeles pidama, saate koostada kõigi oma kontoris asuvate asjade loendi, et aidata teil organiseeruda.
• Teie laua peal olev segadus vähendab teie tootlikkust. Läheb hõlpsalt ja oled oma töös tõhusam.