Kuidas tööl telefonile vastata

Sisu

• etappidel
• 1. osa Võtke telefon üles
• 2. osa Rääkige telefoniga

Professionaalse kuvandi projitseerimine tööl on iga professionaalse edu jaoks oluline. Sõltumata nende positsioonist ettevõttes on telefonile vastamine peaaegu kõigi töötajate ülesanne. Hästi vastamine võimaldab teil telefonikõnele positiivse tooni anda, aitab korrespondendil end mugavalt tunda ja võimaldab hõlpsalt vastata tema erinevatele küsimustele.

etappidel

1. osa Võtke telefon üles

1. 
   

   
   Vasta kiiresti. Pole viisakas hoida inimesi hõivatud, kui olete äri- või töökeskkonnas. Võtke telefonitoru üles ja vastake kõnele enne kolmandat helisemist.

2. 
   

   
   Pange telefonitoru kõrva külge. Oluline on telefonile kiiresti vastata, kuid peaksite siiski olema piisavalt kannatlik, et mikrofon tegelikult suu lähedusse asetada. Alustage rääkimist enne, kui olete täiesti kindel, et telefoni telefonitoru on teie ja teie kõrva külge kinni jäänud, et vastaspool ei kaotaks teavet.

3. 
   

   
   
   
   Enne vastamist hingake sügavalt. Kui telefon on suu lähedal, alustage enne enda tutvustamist sügavalt sisse hingates. See võimaldab teil jääda rahulikuks ja end juhtida, mis võimaldab teil koguda meelt ja rahulikult rääkida.

4. 
   

   
   Tutvustage ennast ja oma ettevõtet. Peate veenduma, et teie korrespondent on helistanud õigesse kohta ja õigele inimesele, seega on oluline, et ütleksite neile, kes te olete ja milline on teie ettevõte. Esmalt täpsustage kindlasti ettevõtte nimi. Võiksite mõelda oma kodu loomisele, nii et te ei pea mõtlema, mida öelda, kui telefon heliseb, ja seda vastavalt asjaoludele pisut muutma.
   • Kui töötate administraatori või kommutaatori operaatorina, on oluline, et oskate ettevõtte toimimist väga hästi, sest just teie peate aitama helistajat kogu vajaliku teabe hankimisel. Võite lihtsalt öelda: "tere, siin ettevõtted, Joosep seadme juurde. Kuidas saan teid aidata? Nii saab korrespondent teada, kellega ta räägib ja mis on teie ettevõtte identiteet, mis annab talle võimaluse vestlust jätkata. Kui töötate erasekretärina, täpsustage inimene, kelle heaks töötate (näiteks "Hr. Smithi kabinet, Joosep seadmes"), kuna on võimalik, et see on täpselt see, mida teie korrespondent tegelikult otsib. liitu.
   • Kui olete osa teenusest, öelge inimesele, mida teete, et ta teaks, milliseid küsimusi esitada. Tuvastage end, öeldes: "tere, see on Jessica raamatupidamine". Andke apellatsioonkaebuse esitajale teada, kas ta on kontori või soovitud inimesega ühendust võtnud ja kas ta peaks kellegagi rääkima.

5. 
   

   
   
   
   Hoidke telefoni lähedal märkmikku ja pastakat. See võimaldab teil kiiresti märkmeid teha, juhuks kui inimene soovib sinust lahkuda või annab sulle muud teavet. Vältige seda, et teie korrespondent ootaks aega, et otsida midagi kirjutada.

2. osa Rääkige telefoniga

1. 
   

   
   Naeratage rääkimise ajal. Isegi kui te pole heas tujus, võib lihtsalt naeratamine ja teesklemine nii panna teie korrespondendi mõtlema, et olete kena. See võib aidata ka teie tuju parandada.

2. 
   

   
   Räägi selgelt ja asjatundlikult. Kuna olete professionaalses keskkonnas, on oluline, et teie ja korrespondent mõistaksite üksteist selgelt ja täpselt. Rääkige rahulikult ja hääldage oma sõnu, nii et olete kindel, et see läks hästi, ja mõistisite seda.
   • Vältige tuttavate slängilausete kasutamist nagu "jah", "kindel" või "ei". Selle asemel rääkige temaga, kasutades selgeid sõnu ja fraase nagu "jah" ja "ei". Ükskõik, millist teavet vahetate oma korrespondendiga dialoogi ajal, vältige omavahelisi segiajamisi. Ärge unustage öelda tavalisi viisakaid fraase nagu "aitäh" ja "mitte midagi", kui neid on.
   • Kui soovite edastada inimesele konkreetset teavet, näiteks tähti või telefoninumbreid (näiteks nime või telefoninumbrit), võib olla abiks foneetilise tähestiku hea oskus. Sel viisil saaksite vältida segadust tähtedega, mida hääldatakse peaaegu samal viisil nagu "M" ja "N", rakendades kasulikke näpunäiteid, nagu "M meeldib süüa".

3. 
   

   
   Rääkige korrespondendiga professionaalselt. Kasutage inimese nime ("hr. Smith"), mitte tema eesnime, eriti kui te ei tunne korrespondenti isiklikult. Ärge unustage tema nime ja pöörduge tema poole, kasutades seda vestluse ajal.
   • Võite kirjutada inimese nime kohe, kui ta seda ütleb, et saaksite seda meeles pidada. See võib olla väga kasulik.

4. 
   

   
   Vajadusel saate kõne üle viia. Kui keegi kutsub teid tööle, on täiesti võimalik, et nad proovivad mõnda konkreetset probleemi lahendada või neil on küsimusi, mida konkreetsele inimesele esitada. Kui te ei tea päriselt, kuidas küsimusele või murele vastata, ärge proovige sellele vastata. Soovitage selle asemel oma kõne edastada kellelegi, kes oskab teile paremini vastata ja aidata. See näitab ka talle, et hoolid tema probleemist ja oled nõus teda aitama selle lahendamisel.
   • Enamikul lauaarvutitest on tänapäeval kõne edastamise funktsioon. Uurige, kas see funktsioon on teie kontoris saadaval ja kuidas see töötab. Kui see pole nii, võtke selle inimese number, kellele korrespondent helistab, ja edastage talle teave.
   • Ärge unustage seda tehes olla nii viisakas kui võimalik ja pakkuge kõne ülekandmist. Näiteks võite öelda: "Ma kardan, et ma ei saa teie küsimusele vastata. Kas soovite, et edastaksin teie kõne Jacquesile, kes aitab teid paremini? "
   • Kui keegi teine ​​pole saadaval, soovitage teil see võtta. Ärge unustage seda hiljem edastada.

5. 
   

   
   Lõpetage kõne professionaalselt. Saate talle selgelt ja viisakalt öelda, et vestlus on läbi ja et ta saab hangu riputada, öeldes lihtsalt "aitäh" või "hüvasti". Selles osas, kas vestlust tuleks jätkata või mitte, ei tohiks tekkida segadust.
   • Lase oma korrespondendil üles riputada. Tal on kõne, nii et peate laskma tal saada, mida ta tahtis, kui ta esmalt helistas ja vestluse lõpetas. Kui ripute üles, isegi kui ta pole valmis vestlust lõpetama, võib see tunduda ebaviisakas või võiksite elutähtsal infol teie eest põgeneda.