Kuidas vastata mu ülemuse telefonikõnele

Sisu

• etappidel
• 1. osa Professionaalse etiketi harjutamine telefoni teel
• 2. osa Arutamine oma juhendajaga
• 3. osa Telefonikõnedele vastamine väljaspool tööaega

Ülemuselt telefonikõne vastuvõtmine tekitab mõnikord ärevust, eriti kui see ajab sind sageli närvi ja ajab enesekindluse kaotama. Parim viis tööandja telefonikõnedele vastamiseks on telefoni teel igal ajal ametialase käitumisreeglite järgimine ning alati valmis vastu võtma oma tööga seotud ülesandeid ja vastama küsimustele.

etappidel

1. osa Professionaalse etiketi harjutamine telefoni teel

1. 
   

   
   Võtke kõne. Enne pealevõtmist laske telefonil kaks kuni kolm korda heliseda. See jätab talle mulje, et olete hõivatud ja saate hästi hakkama. Võtke kõne liiga vara, jätke mulje, et te pole eriti hõivatud või ei tee üldse midagi, oodates liiga kaua enne seda, võib see viidata sellele, et helistaja pole teie jaoks prioriteet.
   • Ärge unustage seda reeglit kohaldada iga kord, kui olete professionaalses keskkonnas, ükskõik kes teile helistab. Ärge tehke seda või ärge rakendage selle mugavusreegleid ainult siis, kui teie ülemus üritab teiega telefoni teel ühendust võtta, vaid kõigi, sealhulgas teie kolleegide, klientide ja tarnijatega, kes on vastuvõtlikumad, kui teie käitumine on asjakohane. Lisaks ei saa kunagi kindlalt teada, millal tööandja teile teiselt liinilt helistab.

2. 
   

   
   
   
   Tervita teda professionaalselt. Telefonile vastates püüdke olla võimalikult asjatundlik ja meeldiv. Näiteks kui teie töökaaslased või tööandja teile helistavad, öelge: „Siin Jean Poisson. Kuidas saan teid aidata? "
   • Kui töötate suures organisatsioonis, kus on mitu osakonda, määrake tervituses oma osakonna või osakonna nimi. Ütle: "Siin asub Jean Poisson kaubandusosakonnast. Mida ma saan teie heaks teha? "
   • Välise liini telefonikõnele vastamisel sisestage oma ettevõtte nimi, isegi kui arvate, et ülemus võib teile helistada. Näiteks öelge: "tere! Siin seadmesse ABC Service, Jean Poisson. Kuidas saan teid aidata? "

3. 
   

   
   Neelake toitu alla või sülitage oma närimiskumm. Tehke seda kõige paremini enne telefoni pealevõtmist, kuid kui te ei saa seda õigeaegselt teha, lõpetage toiming võimalikult diskreetselt ja vaikselt. Närimiskummi või toiduga suus rääkimine on sobimatu ja annab halva minapildi. Parem vestluskaaslane saab sellest aru.

4. 
   

   
   
   
   Rääkige selgelt ja otse mikrofoni. See aitab teil vältida suhtlemisprobleeme teie ja juhendaja vahel, mis võib hiljem probleeme põhjustada. Lisaks on teie ülemus pettunud, kui tal on probleeme heliga või halva helikvaliteedi tõttu teiega suhelda.
   • Ärge unustage ka naeratada, kui telefonile vastate ja räägite. Enamik helistajaid, sealhulgas teie ülemus, teavad, et naeratate oma hääle ja häälega. See mõjutab teie ülemust positiivselt, eriti kui töötate müügi ja klienditeenindusega seotud valdkonnas.

5. 
   

   
   Pöörake sellele kogu tähelepanu. Olge oma ülemusega telefoniga rääkides väga ettevaatlik. Lõpetage kõik, mida teete, isegi kui see on ülesanne, mille ta oli teile varem andnud. Ole valmis kuulama, mida ta sulle ütleb.
   • Üldiselt vältige oma ülemusega suheldes häirimist välistest teguritest. Näiteks kui mõni teie kolleeg astub teie kabinetti telefoni kasutamise ajal, öelge talle viisaka žestiga, et te ei saa temaga praegu rääkida.

2. osa Arutamine oma juhendajaga

1. 
   

   
   Tehke märkmeid. Võtke oma sülearvuti ja olge valmis temaga vesteldes märkmeid tegema. See võimaldab teil igal ajal olla valmis märkima olulist teavet, mida ta soovib teile vestluse ajal edastada, näiteks: kellaajad, kuupäevad, aadressid või konkreetse ülesande juhised. See võimaldab teil ka üles kirjutada kõik olulised küsimused, mida soovite temalt vastutasuks küsida.
   • Pidage alati meeles, et teil peaks olema laua peal, ülemises sahtlis või kergesti juurdepääsetavas kohas märkmik ja pastapliiats. Kui läheduses on sülearvuti, saate salvestada olulist teavet iga kord, kui teete ajastatud või plaanimata telefonikõne.
   • Kui teil pole käepärast sülearvutit, kuid istute arvuti ees, avage tühi leht või Wordi dokument ja tehke märkmeid nii, nagu kasutaksite märkmikku. Pange aga tähele, et ta kuuleb teie kirjutatavat teksti, nii et ole väga ettevaatlik ja kuula tähelepanelikult, et ta ei tahaks enam mõelda, kas klaviatuuri helid on tõesti teie vestlusega seotud.

2. 
   

   
   Jää rahulikuks. Hingake mõni hetk sügavalt ja rahulikult ning jooge vastavalt vajadusele veidi vett, et rahuneda. Ärevust tundvat inimest on telefonis lihtne ära tunda, eriti kui ta hingab kõvasti või tal on värisev, kõhklev hääl. Rahulikuks jäämine aitab teil end ka enesekindlamalt tunda ja olukorda kontrollida.
   • Kui teate, et tööandja helistab teile varsti, vabastage end ärevusest, kõndides enne kõnet natuke. Tõuske üles ja kõndige natuke oma kontoris või teeninduses, see aitab teid. Tulge kindlasti tagasi, et kõne tagasi tulla.
   • Kui tunnete vajadust enne kõnet või selle ajal kiiresti maha rahuneda, tehke paar sügavat hingetõmmet. Hingake võimalikult aeglaselt läbi nina neli kuni viis sekundit. Hoidke hinge veel kolm sekundit, seejärel hingake õrnalt veel neli kuni viis sekundit. Hapniku sissehingamine aitab leevendada pingeid ja võimaldab teil pea puhtaks teha.

3. 
   

   
   Harjutage kogu aeg aktiivset kuulamist. Kuna ta ei räägi sinuga näkku, on oluline, et mõistaksid selgelt kõike, mida ta sulle telefonis ütleb. Ärge kartke paluda tal korrata ja selgitada asju, mida te pole kuulnud ega mõistnud.
   • Tegelikult küsige selgitusi või kinnitage aeg-ajalt mõnda detaili, isegi kui mõistate tema juhiseid. Enne üles riputamist proovige lihtsalt oma juhised oma sõnadega kokku võtta. Aktiivset kuulamist harjutades näitate talle, et kuulate teda tähelepanelikult ja olete professionaalne.

4. 
   

   
   Vastake talle lühidalt. Ärge minge ümber põõsa, minge otse punkti ja vastake talle otse. See jätab mulje, et olete hästi valmistunud, ja võimaldab ülemusel keskenduda oma kõne eesmärgile, ilma et oleksite liiga häirinud. Enamikul juhtudel on teie tööandja väga hõivatud ja helistab teile ainult seetõttu, et soovib sinult konkreetset teavet. Kui ta just ei küsi, et annaksite talle kõik üksikasjad, andke talle täpselt seda, mida ta soovib.
   • Veelkord, see ei tähenda, et te ei peaks vajadusel selgitusi küsima. Teie tööandja on kindlasti väga hõivatud, kuid parem on kulutada teie küsimusele 60 sekundit rohkem kui kulutada tunde oma ülemuse vigade parandamisele. Kui teil on palju küsimusi, kuid teil pole piisavalt aega küsida, küsige oma juhilt, kas saate mõne konkreetse kolleegiga lähemale või tutvuge kirjaliku dokumendiga, et saada rohkem teavet.

5. 
   

   
   Tee suulisi noogutusi. Tehke seda kogu vestluse vältel. Suulised noogutused on väited nagu "jah", "nõus", "ma saan aru" ja "ma näen". Need kõik näitavad, et kuulate seda aktiivselt.
   • Muidugi tuleks neid suulisi noogutusi vestluse ajal sobival ajal teha. Enne selle toimimist oodake pausi pärast juhiseid või selgitusi.

6. 
   

   
   Suhtuge kogu kõne ajal positiivselt. Positiivne ja dünaamiline suhtumine näitab teie ülemusele, et olete enesekindel, pädev ja ei karda silmitsi seista töötamisega. Näiteks kui ta kutsub teid mõnda probleemi arutama, rääkige temaga võimalike lahenduste kohta, mida saate rakendada.
   • Ole võimalikult vastuvõtlik, isegi kui ta kritiseerib sinu tööd või suhtumist. Nõustuge kriitikaga, võttes selle kokku oma sõnadega, seejärel arutage, kuidas seda parandada. Võite ausalt väljendada oma muret tuleviku osas, kuid vältige vabandusi varasemate vigade või probleemide jaoks.
   • Kui soovite oma muret väljendada või varasemaid probleeme selgitada, formuleerige oma lause asesõna "mina" asemel "mina". See võimaldab teie juhil mitte panna ennast kaitsmisele, vastata teile eitavalt või viha löögil. Näiteks kui ta kutsub teid arutama teiega ülesande üle, mida te ei suutnud õigeaegselt lõpule viia, öelge „teiega” asemel öelge: „Mul oli probleeme vajaliku teabe kogumisega”. ei andnud mulle õigel ajal vajalikku teavet ".

7. 
   

   
   Tänan teda. Ärge unustage tänada oma peakokki, et leidsite aega teile helistamiseks. Ehkki ta on see, kes teile helistas, ja mitte vastupidi, on tema tänamine teile helistamise eest suurepärane võimalus näidata talle oma tunnustust selle aja eest, mille ta teile on andnud. Näiteks öelge: "Ma tean, et teil on tihe päev, aitäh, et leidsite aega mulle helistada. "
   • Tehke seda iga kord, kui juhendaja teile helistab, ja eriti siis, kui ta seda teeb, et muret väljendada, teie tööd kritiseerida või mõnda projekti selgitada. Eesmärk on näidata teile, kui innukas olete antud ülesandeid täitma, ja tänada teda teile antud aja eest - see on viis, kuidas mõista, et tema üleskutse aitab teil tööd hästi teha.

3. osa Telefonikõnedele vastamine väljaspool tööaega

1. 
   

   
   Võimalusel vastake kõnele. Kui teie ülemus helistab teile pärast tööaega, võtke temaga ühendust ja arutage temaga, kui see ei sega teie teisi prioriteete. See on veelgi olulisem, kui olete olnud selles ametis vähem kui kuus kuud.
   • Teie soov suhelda ülemusega pärast tavalist tööaega näitab, kui pühendunud olete oma ettevõttele ja tööle.
   • Kui te ei saa talle helistades vastata, kirjutage talle alla nii kiiresti kui võimalik. Ideaalis kuulaksite jäänud häält ja helistaksite nii kiiresti kui võimalik. Sõltuvalt ettevõtte kultuurist ja kõne olemusest peaksite saama meilisõnumi või e-kirjaga teada saada, miks te ei saanud tema kõnet vastu võtta, kui te ei saa talle tagasi helistada.

2. 
   

   
   Vaadake oma ettevõtte kultuur üle. Mõnes ettevõttes nõuab tööandja töötajalt telefoni ja e-posti teel ühenduse võtmist sõltumata kellaajast või päevast. Kuigi see võib tunduda ebaõiglane, peate selle siiski oma ettevõtte kultuurina aktsepteerima, kui soovite sellega edasi töötada.
   • Kui te ei tea, milliseid reegleid järgida, minge lähemale oma kolleegidele. Võib juhtuda, et võite oodata mõni tund enne vastamist või et kõik reageerivad kohe. Leidke õige teave ja rakendage seda.

3. 
   

   
   Jääge positiivseks ja tegutsege vastavalt olukorrale. Olge alati tööandja kuulamisel viisakas ja positiivne, isegi väljaspool tööaega. Sellegipoolest peate enne olukorrale reageerimise otsustamist iga olukorda eraldi uurima.
   • Näiteks kui teie tööandja kritiseerib teid või annab teile töökoha kohta juhiseid, tehke vestluse ajal märkmeid, kuid ärge kõhelge, kui jätkate kõne lõppu, oma kutsealase tegevuse jätkamist. Kui tema antud ülesanne pole kiireloomuline, võite selle kõrvale panna ja tavapärase tööaja jooksul täita.
   • Teisest küljest, kui tegemist on hädaolukorraga, peate end oma ülemuse soovide kohaselt ühele ajale panema ja probleemi lahendama sekundit kaotamata.

4. 
   

   
   Hinnake oma tööga rahulolu. Teie ülemus ei saa mõistlikult eeldada, et olete kättesaadav 24 tundi ööpäevas, 7 päeva nädalas, kuid see ei taga, et tema ootused oleksid mõistlikud. Kui teie ülemus helistab teile regulaarselt pärast tunde ja see muudab teid ebamugavaks või ärevaks, kaaluge mõne muu töö otsimist.
   • Lülitage oma mobiiltelefon välja, kui teate, et teie tööandja helistab pärast tundi, kuid kui te pole ametiühingu liikmeks saanud, võidakse teid tõenäoliselt igal ajal vallandada. Teie ülemus võib tagasi tõmmata, kui märkab, et te ei vasta pärast tööaega tema kõnedele ega saada teid selle eest tagasi.