Kuidas kirjutada projekt, mida tema administratsioonile esitada?

Sisu

• etappidel
• 1. osa Projekti kirjutamine
• 2. osa Jagage oma projekti

Projekti administraatorile esitamise teadmine on kasulik oskus, kui soovite esitada uusi võimalusi lisatulu registreerimiseks, protseduuriliste paranduste tegemiseks või tõhusate tehnikate tutvustamiseks, et need oleksid säästlikumad. Samuti võite ettepaneku kirjutada, kui tunnete, et midagi on vaja muuta. Kui kavatsete sellist dokumenti oma ettevõtte administratsioonile esitamiseks kirjeldada, peate esmalt võtma vajaliku aja asjakohase teabe kogumiseks. Võite oma ideid ka oma kolleegidele esitada, et saada nende arvamust ja teada saada, kas nad järgivad teie projekti, pärast mida peate kindlasti taktikaliselt oma suunale lähenema.

etappidel

1. osa Projekti kirjutamine

1. 
   

   
   Määrake täpselt kindlaks kõnealune probleem või idee. Kui soovite kirjeldada kulude vähendamist või toimingute sujuvamaks muutmist, peate kõigepealt kindlaks määrama peamise probleemi. Enamasti võiks idee olla teile selge, kuid kui soovite selle kohta suhelda või lahendusi pakkuda, oleks mõistlik olla väga tähelepanelik.

2. 
   

   
   Tehke oma uurimistööd. Enne projekti kirjutamist on oluline veenduda, et analüüsite kõiki sellega seotud elemente. Otsige arutelu asjaosalistega, olgu need siis teie kolleegid, juhid või kliendid. Samuti saate lugeda teiste ettevõtete juhitavaid sarnaseid programme, et näha, mida nad teevad teisiti.
   • Kui tunnete näiteks, et juhtkond peab toitlustamist muutma, arutage seda kõigepealt köögitöötajatega. Mida nad arvavad? Kas nad on pidanud mujal koos teiste toitlustajatega tööd tegema? Mida teie kolleegid sellest arvavad? Need on kõik aspektid, millega peate tegelema. Võib juhtuda, et teie rahulolematus on lihtsalt isikliku maitse küsimus, mitte kvaliteedi küsimus.

3. 
   

   
   
   
   Kirjutage probleemi kirjeldus. Projekti kirjutamise alustamiseks kirjeldage kõigepealt hetkeolukorda. Seejärel toome välja olulised faktid (kohad, kuupäevad, kaasatud inimesed). Sellel tasemel ärge otsustage, keskenduge selle asemel, et selgitada asju nii, nagu nad on.
   • Näitena võiksite kirjutada: "Firma X on viimase seitsme aasta jooksul saanud toitlustusteenuseid Y. Sel perioodil vähenes saadaolevate pearoogade arv viiest kaheni. Samuti on vähenenud peamiselt taimetoitlastele mõeldud roogade arv ja on isegi päevi, mil midagi sellist ei pakuta.

4. 
   

   
   Selgitage, mida pakute lahendusena. Kui olete probleemi tuvastanud, võite hakata kirjutama täpselt seda, mida soovitate teha. Keskenduge kõige olulisemale aspektile. Tõestage, et teie tähelepanekud põhinevad teie uurimistööl.
   • Näiteks võite kirjutada: "Ma soovitan ettevõtte X toitlustaja asendada teisega. Ettevõttel X on selles osas mitu võimalust. Nii W kui ka Z toitlustusettevõtted pakuvad laiemat valikut menüüsid ja pakuvad meie praeguse pakkujaga võrreldavaid kulusid. Kuna toitlustusettevõte Z pakub iga päev taimetoidu-, vegan- ja gluteenivabu sööke, võiks see paremini vastata meie tööjõu vajadustele. W toitlustaja osas pakub see veganitele vähem roogasid, kuid võiks olla ka hea valik. 2011. aastal korraldatud uuring näitas, et 40% meie töötajatest on taimetoitlased, 10% on veganid ja 2% eelistavad gluteenivabu toite.

5. 
   

   
   
   
   Töötage välja plaan. Kirjeldage iga sammu ja keskenduge nende rakendamise ajakavale või kuludele. Olge selgesõnaline selle kohta, mida teate ja mis on alles avastamata. Ärge unustage kirjutada nummerdatud samme ja esitada siis üksikasju. Ärge ülehinnake uuenduse olulisust, mida soovite tuua, vaid tutvustage tulemusi, mida loodate saavutada.
   • Toitlustaja vahetamiseks peame: 1: lõpetama toitlustajaga Y sõlmitud lepingu, 2: proovima teenusepakkujate W ja Z nõusid, 3: valima neist ühe, 4: allkirjastama valitud toitlustajaga lepingu. Tasud peaksid olema võrreldavad toitlustaja Y pakutavate tasudega. Kuni tarnija Y-ga lepingu lõpetamine ei tohiks olla rahaline karistus. Lisaks, kui meie töötajad hindavad uusi sööki paremini, on suur võimalus, et nad on oma töökohas õnnelikumad.

6. 
   

   
   Esitage võimalikke vastuväiteid. Näidake, et olete oma plaanis ilmnevatest puudustest täiesti teadlik. Kas töötajate seas on vastupanu? Näiteks võivad mõnele inimesele meeldida teie praeguse toitlustaja teenused. Kas suudaksite valitsusasutust veenda, et teie uus idee on ohutu? Arutage samme, mida kavatsete astuda, et veenda teisi oma projekti teostatavuses ja asjakohasuses.

7. 
   

   
   Täpsustage vajalikud materjalid ja töötajad. Kui teie pakutav uus projekt nõuab materjalide ostmist või uute töötajate palkamist, siis märkige see pärast toimingute kirjeldamist. Ärge unustage ka mainida vajalikku aega, kuna see on ka ressurss. Sellest väljumiseks looge kontroll-leht. Näiteks võite kirjutada järgmist.
   • Vajalik: toitlustaja hindamiseks allkomitee (4 inimest ettevõtte eri osadest), 2 tundi degusteerimist ja 3 tundi aruande kirjutamiseks.

8. 
   

   
   Tehke järeldused peamiste eeliste põhjal. Pole tähtis, millist muudatust kavatsete teha, korrake seda protsessi lõpus uuesti. Arutage veel kord oma projekti kolme peamist elementi ja seejärel öelge kokkuvõtlik lause. Mõelge sellele oma kokkuvõttena. Näitena võiksite öelda järgmist.
   • "Nagu see ettepanek näitab, on toitlustaja Y viimase seitsme aasta jooksul vähendanud sisseastujate arvu. Pakkujad W ja Z pakuvad mitmekesisemat menüüd suhteliselt võrreldava hinnaga. Pakun, et saaksime koos nende toitlustajatega teha degusteerimisteste, et valida sellele ettevõttele uus toidutarnija. See edendab kindlasti töötajate rahulolu ja hoidmist. "
   • Mainige konkreetseid rahalisi või kvantitatiivseid eeliseid. Kui näiteks teie uuendus võib kulusid vähendada, peate selle esile tooma.
   • Esitage kvalitatiivsed eelised. Ettevõttel on mõnikord mitmeid eeliseid, mida ei saa konkreetsete andmete ja arvudega kvantifitseerida. Kui teie idee aitab tõsta töötajate rahulolu, on oluline seda mainida. Need parandused võivad olla sama kasulikud kui kvantitatiivsed.

2. osa Jagage oma projekti

1. 
   

   
   Paluge kolleegil see läbi lugeda. Ideaalis peaksite paluma kolleegi oma projekti läbi lugeda ja talle arvamust avaldama. Ta võib teie programmi sisu heaks kiita, kuid kui see pole nii, kaaluge tema vastuväidete arvessevõtmist. Kui arvate, et need on asjakohased ja paremad kui pakutud, kaaluge ülevaatamist. Kui mõistate selle argumentide olulisust, kuid ei kiida neid heaks, kaaluge nende lisamist oma vastuväidete sektsiooni.

2. 
   

   
   Vaadake oma projekt uuesti üle. Kui olete oma projekti kirjutanud ja kolleeg selle läbi lugenud, peate selle nüüd ladususe, grammatika, täpsuse ja sõnade arvu parandamiseks üle vaatama. Te ei tohiks liiga kaua ettepanekut teha, vastasel juhul võite riskida sellega, et teie juhid seda ei loe. Tehke kõik, mis on vajalik, et hoida kõike maksimaalselt ühel kuni kahel lehel.

3. 
   

   
   Esitage projekt oma administratsioonile. Kui tunnete, et teie projekt on valmis, määrake isik, kellele peate selle esitama. Mõnes organisatsioonis on kõigile teada juht, kes vastutab otsuste tegemise eest. Teistes külgsema struktuuriga ühiskondades võib olla keerulisem teada saada, kes on tõelised otsustajad. Tehke oma ettevõttes põhjalik uurimistöö, et teha kindlaks, kes selliste probleemide eest vastutab.
   • Kui olete teada, kellele oma projekti üle anda, uurige, kas saate temaga tête-à-tête'i. Väga sageli reageerivad inimesed uuendustaotlustele soodsamalt, kui vahetused toimuvad näost näkku. Kui ei, saatke projekti või selle versioon paberkujul.