Kuidas eduaruannet kirjutada?

Sisu

• etappidel
• 1. osa Alustage protsessi
• 2. osa Aruande kirjutamine
• 3. osa Tavaliste vigade vältimine

Eduaruanded on professionaalse või akadeemilise projekti juhtimisel väga olulised. Lisaks aitavad need teil oma ülemusi, kolleege või kliente paremini teadvustada projekti käigust. Aruandes tuleks täpsustada tehtud tööd ja projekti lõpuleviimiseks vajalikud sammud.

etappidel

1. osa Alustage protsessi

1. 
   

   
   Määrake oma aruande eesmärk. Keegi võib paluda teil kirjeldada eduaruannet mitmel põhjusel. Ilmselt ja enamasti peab see näitama konkreetse projekti lõpuleviimisel tehtud edusamme. Siiski peate oma eesmärki pisut lähemalt kaaluma.
   • Programmi või teadusprojekti edenemise aruanne erineb mõnevõrra professionaalse projekti aruandest. Sel juhul palutakse teil teavet anda, võtmata tingimata arvesse muid elemente, näiteks kulusid, kuid see pole alati nii.
   • Kliendile esitatav aruanne erineb ülemusele kirjutatud aruandest. Mõlemal juhul peate oma aruande kirjutamise põhjuseid kaaluma.

2. 
   

   
   
   
   Määrake oma lugejaskond. Kui olete oma aruande eesmärgi seadnud, peate valima lugejate vajaliku teabe ja lisama selle oma e-kirja. Eduaruande kava on praktiliselt sama, sõltumata esitatud teemast. Peate siiski arvestama oma projekti eripäradega.
   • Millised on teie lugejate suhted projektiga? Milline on projekti mõju neile? Näiteks on see mõju erinev, kui see on teie ülemus või klient.
   • Kujutage ette, millise otsuse teevad lugejad pärast teie aruande lugemist. Näiteks võivad olla logistika, finantseerimine või tähtajad.
   • Tehke kindlaks, millist teavet teie lugejad projektis osalemiseks vajavad, ja jälgige seda tõhusalt. Millised on tehnilised aspektid, mida teie lugejad peaksid teadma? Kas nad on harjunud kõnepruugis kasutatava kõnepruugiga?

3. 
   

   
   
   
   Leidke parim viis oma publikuga suhtlemiseks. Eduaruanne ei ole lihtsalt kirjalik dokument, mille edastate oma juhendajale või õpetajale. Sellel võib olla erinevaid vorme, sõltuvalt olukorrast.
   • Eduaruanne võib olla suuline ettekanne, mis tehakse nädalase või igakuise töökoosoleku ajal.
   • See võib toimuda ka e-kirjana, mida saadetakse regulaarselt kolleegidele.
   • Võite otsustada ka memuaari kirjutamise ja pöörduda oma juhendaja poole.
   • Tavaliselt kirjutate kliendi või valitsusasutuse ametliku aruande.

4. 
   

   
   Võtke ühendust oma peaga. Kui te pole seda tüüpi aruannet juba kirjutanud ja kui teate sel juhul kõike, siis proovige oma ülemustelt saada võimalikult palju teavet. Teie ettevõte võib nõuda konkreetset esitlust, sel juhul peate seda järgima.

5. 
   

   
   Valige aruande toon. Kõik eduaruanded ei ole tingimata ametlikud. Tegelikkuses kirjutatakse sisearuanded kolleegidele või otsestele juhendajatele sageli pingevabalt. Seetõttu peate kontrollima oma juhilt, mida ta teie aruandest ootab.
   • Kui see on ettekanne kliendile või lõputööde revisjonikomisjonile, on soovitatav kasutada ametlikku viisi.
   • Ametlikul või mitteametlikul toonil pole aga vahet, sest peamine on olla selge, täpne ja aus.

2. osa Aruande kirjutamine

1. 
   

   
   Valige oma dokumendi esitlus. Enne kirjutamise alustamist peate valima sobiva esitluse ja määrama oma aruande sisu ja tooni.
   • Võite kasutada täpploendit. See meetod võimaldab teil oma teavet selgel viisil esitada. Lugeja saab vajaliku teabe saamiseks sirvida teie e-kirju. Vahearuande puhul võib sellises nimekirjas siiski puududa formaalsus. Seega, kui aruanne on teie liini juhtidele, on kõige parem kasutada lühidalt. Kuid kui suhtlete kolleegidega, valige e-kiri.
   • Ärge unustage lisada ka diagramme või tabeleid. See on eriti oluline siis, kui kirjutate eduaruannet projekti kohta, mille jaoks soovite raha saada, või kui proovite lugejale õigustada saadud rahastust.

2. 
   

   
   Korraldage oma e lõigetes. Hea eduaruanne peaks olema võimalikult selge. Kõige parem on jagada e-punkt lõikudeks, et grupeerida teave sama küsimuse kohta.
   • Oma e selgemaks muutmiseks mõelge subtiitrite lisamisele, nii et teie lugejatel oleks ettekujutus iga jaotise sisust. Kui mõni punkt neile eriti huvi pakub, pääsevad nad sellele otse juurde.

3. 
   

   
   Kirjutage pealkiri. Üldiselt paigutatakse pealkiri esimese lehe ülaossa, kui esitate oma dokumendi järgmistel lehekülgedel. See sõltub jällegi teie ettevõtte või ülikooli koostatud esitusreeglitest. Seetõttu tehke vajalikud kontrollimised õigel ajal.
   • Pealkiri peab sisaldama kuupäeva, see tähendab aruande esitamise kuupäeva, saaja nime ja ülesannet, autori nime, ülesannet ja aruande eesmärki.

4. 
   

   
   Sisestage sissejuhatus. See jaotis tuleb pealkirja järele. Sageli võib seda kaldkirjas eristada, muust e. See annab ülevaate projektist ja selle käigust. Tutvustate edusamme ja saavutatud eesmärke.
   • Lisage kindlasti raporti teema. Tutvustage ka projekti, tuletades meelde, et see on värske teave selle edenemise kohta.

5. 
   

   
   Kirjutage oma e-tekst. Selle osa võib jagada sektsioonideks ja alajaotisteks. Tegelikult on see sisuliselt ainult üksikasjalikum sissejuhatus. Uurige selle sisu ja täpsustage see.
   • Täpsustage pärast viimast aruannet täidetud ülesanded ja käimasolevad ülesanded.
   • Analüüsige tekkinud probleeme, vastuseid küsimustele ja lahendusi, mida saab säilitada.
   • Kutsu esile ja õigusta projekti käigus toimunud muutusi.
   • Võite lisada ka muid objekte, näiteks personali voolavus, kulude ületused, viivitused, dokumentide saamise raskused või arvuti- ja turbeprobleemid.

6. 
   

   
   Tehke järgmised projekti sammud. See jaotis on osa aruande põhiosast. See aitab lugejat teavitada projekti ülejäänud etappidest. Ärge unustage mainida probleeme, mis võivad mõjutada projekti eelarvet, juhtimist või projekti valmimise tähtaega.
   • Ennekõike ärge jätke tähelepanuta projekti tähtaja muutmist.
   • Vältige probleemide kastmist. Ärge muretsege asjatult lugeja pärast ja ärge andke lubadusi, mida te ei suuda pidada.

7. 
   

   
   Sisestage töötundide koguarv. Peate näitama, kui palju aega teie ja teie meeskond projekti jaoks kulutasid, kui teil seda on. Teie lugejad teavad, et te tegite kõvasti tööd, olgu teie raha andmiseks teie juhtivtöötaja, kliendid või valitsusasutus.

3. osa Tavaliste vigade vältimine

1. 
   

   
   Olge ettevaatlik, et mitte kalduda oma teemast kõrvale. Teie kirjutus on korrektne, kui austate ülalkirjeldatud punkte. Püüa mitte eemale pääseda marginaalsete teemadega tegeledes, isegi kui need on huvitavad.
   • Näiteks kui teie projekt on mõeldud kunstiürituste vabatahtlikuks korraldamiseks, võib teil tekkida kiusatus alustada kunsti taunimispositsiooni analüüsi, kuid see ei aita teid tegelikult projekti edusammude täpsustamisel.

2. 
   

   
   Ole lihtne. Vahearuande eesmärk on tutvustada teie tehtud edusamme, uputamata lugejat sõnade ja üleliigsete ideede voogu. Teil on vaja ainult keskenduda projekti edenemisele, vajalikele sammudele ja vajalike muudatuste tegemisele.
   • Sõltuvalt aruande saajast võidakse teil nõuda, et te ei ületaks teatud arvu sõnu. Hea reegel on esitada vajalik teave võimalikult lühidalt.

3. 
   

   
   Vältige liiga ebamäärast olemist. Selgitage kindlasti projekti hetkeseisu. Näiteks vältige selliste sõnade ütlemist nagu "me edendame oma kunstiürituse rahastamist". Selle asemel esitage oma teave selgemalt: "tänu nendele erinevatele asutustele eraldatud kahele 5000-eurosele toetusele on meil oma eesmärgi - 12 000 eurot - saavutamiseks vaja ainult 2000 eurot".

4. 
   

   
   Kustutage laiendavad avaldised. Pidage meeles, et soovite kirjutada selge ja kokkuvõtliku aruande. Ilmselt proovige mitte risustada oma väljenditega, mis ei lisa aruandele midagi. Näiteks on sellised mõisted nagu "täielik katastroof" või "ülekaalukas edu" liiga emotsionaalsed või liiga ebamäärased, et neid lisada kliendile või direktorile esitatavasse aruandesse.

5. 
   

   
   Tsiteeri oma allikaid. Tuvastage õigesti oma aruandesse manustatud välised teabeallikad, andmed ja graafika. Võite lisada lehe, kus osutate neile allikatele.