Kuidas käsitleda nõudeid

Sisu

• etappidel
• 1. osa Krediidipraktikate määratlemine
• 2. osa Arve klientidele
• 3. osa Saadaolevate arvete järelkontroll
• 4. osa Rakendage saadaolevate arveldusarvestusmeetodite kasutamist

Selles artiklis: Krediidipraktikate määratlemineKlientide tootmineTootmisele kuuluvate arvete jälgimineKontrollige saadaolevate arveldusarvestusmeetodite kasutamist22 Viited

Kui teil on krediidiasutus ja pakute klientidele krediiti, on oluline määratleda nõuded ostjate vastu. Kliendikrediit on see, kui lubate oma kliendil teenust saada või toote kohe vallata, vastutasuks lubaduse eest teile hiljem maksta. Teisisõnu, lubate tal teie tooted teie valdusesse võtta, enne kui nad teile isegi maksavad. Krediitkaartidega nõustumisel haldab riske emiteeriv ettevõte. Juhul, kui kliendid peavad maksma tšeki või sularahas, peate kontrollima makseid ja juhtima riske. Nõuetega kauplemine hõlmab krediidi andmise korra kehtestamist, arvete genereerimist, võlgnetavate ja laekunud maksearuannete pidamist ning raamatupidamisfunktsioonide täitmist.

etappidel

1. osa Krediidipraktikate määratlemine

1. 
   

   
   Töötage välja krediidi taotlemise kord. Valige, kas soovite krediiti anda eraisikutele või ainult ettevõtetele. Paluge kõigil oma klientidel nende krediidivõimelisuse hindamiseks avaldus täita. Kontrollige kõigi krediiditaotlejate kontosid.
   • Isikud peavad esitama oma nime, kontaktteabe, tööhõivealase teabe ja sotsiaalkindlustuse numbri.
   • Ettevõtted peavad esitama oma ärinime, raamatupidamisosakonna kontaktteabe, teiste ettevõtete krediidiajaloo ja nende direktorite nimed.

2. 
   

   
   Kehtestage müügitingimused. Töötage välja dokument, mis selgitab teie vajadusi ja kliendi kohustusi. Täpsustage ka maksete tähtpäev. Näiteks võite märkida, et maksed tuleb teha 30 päeva jooksul pärast ostmist. Täpsustage hilinenud makse eest makstava intressi summa. Märkige, et klient peab maksma tagastatud tšekkide või võlgade sissenõudmise eest tasud.
   • Krediidi taotlejatel peab olema võimalus vormile alla kirjutada, et kinnitada, et nad on klauslitest aru saanud ja neist aru saanud.

3. 
   

   
   
   
   Järgige tarbijakrediidi seadusi. Tarbijakrediit on leping, millega laenuandja teeb laenuvõtjale (kas eraisikutele või finantsettevõtetele) kättesaadavaks tagastatava rahasumma, et finantseerida kaupu ja teenuseid. Prantsusmaal on Lagarde seadusega tarbijakrediiti reformitud, et kaitsta tarbijaid. See seadus paneb laenuandjatele ka uued kohustused. Siin on mõned sätted, mida see seadus näeb ette.
   • Laenuandjad ei tohiks mingil viisil reklaamida, et krediit parandab kliendi olukorda.
   • Laenuandja võib vabalt valida endale sobivaima kindlustuse.
   • Krediidiasutused peavad kontrollima laenusaaja krediidivõimet ja tagama, et laenuvõtjat ei ole FICP-failis registreeritud.
   • Tarbijakrediiti reguleerivate seaduste kohta lisateabe saamiseks lugege seda artiklit.

2. osa Arve klientidele

1. 
   

   
   
   
   Saage aru, mis on arve. Arve on dokument, mille ostja saab müüjalt müügi ajal. See kirjeldab müüdud tooteid ja teenuseid, nende maksumust ja kuupäeva, millal makse oodatakse. Arve erineb kviitungist. Ostukviitung väljastatakse ainult juhul, kui klient tasub ostu eest täies mahus. Kui ta maksab hiljem või järk-järgult, peate talle arve väljastama.
   • Arve erineb väljavõttest. Kliendile saadetakse väljavõte koos ühe või mitme jooksva arvega, milles täpsustatakse tasumisele kuuluv kogusumma. Selle peamine roll on arveldusprotsessi lihtsustamine.

2. 
   

   
   Valige oma arveldusviis. Teile on saadaval kaks võimalust: saate arve ise väljastada või palgata selle jaoks mõni ettevõte. Kui alles alustate, tehke seda ise. Saate süvendada oma teadmisi oma ettevõtte rahanduse kohta. Hiljem saate selle ülesande anda teisele inimesele.

3. 
   

   
   Lisage arvele kogu asjakohane teave. Kirjutage selgelt arve arve. Lisage teave kliendi ja pakutavate toodete või teenuste tuvastamiseks. Ärge unustage selgelt öelda oma nime, äriüksuse nime ja aadressi, kuhu kliendid peaksid makseid saatma.
   • Määrake igale arvele kordumatu number.
   • Märkige kuupäev selgelt.
   • Märkige kliendi nimi ja aadress, aga ka teie ettevõtte nimi ja aadress.
   • Esitage selgelt ostetud tooted või teenused ja ostukuupäev.
   • Märkige tasumisele kuuluv summa ja makse tähtpäev.

4. 
   

   
   Valige arvete väljastamine elektrooniliselt või paberkandjal. Paberiarveid saate saata posti teel, elektroonilisi arveid e-posti teel või mõlemat. Kliendid peaksid märkima, kuidas nad arveid saavad. Elektrooniline arvete esitamine on mugavam ja odavam kui paberarveldus. Mõned kliendid ei soovi aga finantsteavet veebis avaldada. Lisaks võib teil olla keeruline temaga ühendust võtta, kui klient muudab e-posti aadressi.

5. 
   

   
   Proovige arvele kinnitada vastusümbrik. Kliendid saavad makse lihtsamini saata. Sisestage oma aadress otse ümbrikule. Kui soovite, võtke aknaümbrik, printige arvele oma aadress ja paluge kliendil veenduda, et teie aadress ilmuks aknasse. Kui klient maksab tavaliselt veebis või isiklikult, tehke sellest märkus. Kui klient ei soovi vastuseümbrikku saada, salvestage see kulu.
   • Makseprotsessi hõlbustamiseks seadke sisse otsemaksete süsteem, mille alusel saadakse arveldusarvete arvete hinnad automaatselt maha. Üldiselt on sellist süsteemi lihtne oma pankade kaudu üles seada.

3. osa Saadaolevate arvete järelkontroll

1. 
   

   
   Valige võlahaldussüsteem. Võite eelistada võrguühenduseta manuaalseid andmesisestussüsteeme Exceli abil. Kui teie ettevõte kasvab, saate oma juhtimisprotsessi automatiseerida võlgade haldamise tarkvaraga, näiteks QuickBooks. Võite kasutada ka veebipõhiseid finantshaldusvahendeid, näiteks Mint või FreshBooks.

2. 
   

   
   Kasutage käsitsi krediidi aruandluse süsteemi. Teil on võimalus koostada arvutustabel Excelis. Looge veerud kuupäeva, kliendi nime, võlgnetava summa, arve numbri ja maksekuupäeva jaoks. Arvete saatmiseks ja maksete vastuvõtmiseks sisestage teave diagrammi.
   • Peate looma arve malli ja kasutama seda kõigi arvete väljastamiseks.
   • Hoidke nõuete faili ja makstud arvete kausta.
   • Tasumata arveid hoitakse nõuete failis.
   • Kui arved on tasutud, kustutage need otse debitooriumifailist ja pange need makstud arvete kausta.

3. 
   

   
   Nõuete jälgimine tarkvara abil. Kui kasutate raamatupidamisprogrammi koos saadaolevate summade valikuga, saate seda arvete ja maksete hõlpsaks jälgimiseks kasutada. Süsteemis saate otse redigeerida kliendi- ja müügiteavet. See võimaldab teil automaatselt genereerida paber- ja elektroonilisi arveid. Kui süsteem kasutab Internetti, saate arveid otse klientidele e-postiga saata. Teil on võimalus käivitada aruanne, mis ütleb teile, millised arved on veel tasumata, nii et te ei pea makstud ja maksmata arvete jaoks eraldi paberfaile pidama.
   • Raamatupidamistarkvara abil saate arveid klassifitseerida ka kronoloogilises järjekorras. See protsess seisneb tasumata arvete lahutamises hilinenud maksete arvu järgi, mis võimaldab teil kohaldada sissenõudmispoliitikat, mis näeb ette teatavad meetmed, kui maksed hilinevad 30, 60 või 90 päeva.

4. 
   

   
   Väljastage klientidele igakuiseid kontoväljavõtteid. Konto väljavõte erineb arvest. See väljastatakse kord kuus ja selles on täpsustatud kõik vanad arved. Konto väljavõttes on näidatud ka laekunud maksed. Lõpuks näitab see dokument kõiki ülekantavaid saldosid, mis jäävad maksmata. Tasumata kontode puhul peaks olema süsteem tasumata kontode tuvastamiseks, jälgimiseks ja taastamiseks.

4. osa Rakendage saadaolevate arveldusarvestusmeetodite kasutamist

1. 
   

   
   Protsessi automatiseerimiseks kasutage raamatupidamistarkvara. Raamatupidamistarkvara ei võimalda mitte ainult arvete koostamist, vaid ka igakuise raamatupidamise aastaaruande automaatset seadistamist. Sellise automatiseerimise eeliseks on see, et see säästab palju aega ja teeb teie töö lihtsamaks, selle asemel, et sama teavet käsitsi sisestada mitu korda. Selle süsteemi eeliseks on ka see, et erinevate summade või erinevate aruannete kohta teabe sisestamisel on vähem vigu.

2. 
   

   
   Esitage krediitkaardiga teenuste müügi avaldus. Esiteks krediteerige müügikontole teenuse eest tasumisele kuuluv summa. Seejärel debiteerige saadaolevad summad sama summa eest. Kui klient maksab, debiteerige makstud summa arvelduskontolt. Seejärel krediteerige sama summa kliendikontol.
   • Oletame, et saadate kliendile teenuse osutamise eest 5000-dollarise arve.
   • Saate debiteerida 5000 euro suuruse debiteerimiskande. Bilansis suurenevad varana kajastuvad nõuded.
   • Kulutage müügi pealt 5000 euro suurune krediit. Müügi suurenemine finantsaruannetes.

3. 
   

   
   Esitage krediitkaardiga kaupade müügi avaldus. Esmalt pange päevikusse kanded, et registreerida müük ja sellega seotud nõuded. Nii nagu te tegite teenuse eest, peate krediteerima müügi- ja nõudeid ostjatele. Seejärel kaaluge kliendile müüdud aktsiate kulude vähendamist ja säästke see kokku.
   • Oletame, et tegite 10 000 dollariga äritehingu, mille käigus müüsite kliendile 7000 dollarit väärtuses kaupa.
   • Sooritage 10 000 euro suurune krediidikanne müügi korral ja 10 000 euro suurune debiteerimiskanne kandetelt.
   • Seejärel kirjutage müüdava kauba maksumuse juurde 7000-eurone debiteerimine. See on raamatupidamise aastaaruandes kuluna. Seejärel kirjutage varude kontole krediidikanne 7000 dollarit. Varude puudumine väheneb bilansis 7000 euro võrra.

4. 
   

   
   Postitage halvad võlad. Parim viis halbade võlgade tuvastamiseks on iga kuu kogunenud tasumata arvete arv päevikukirjetes. Selle tehnika abil on võimalik arvete väljastamisega samal kuul registreerida halvad võlakulud.See on kooskõlas lepitamise põhimõttega, mille kohaselt tuleb kõik kulud kajastada tekkivate tuludega samal kuul.
   • Kui te ei kogune halbu võlgu ja loodate lihtsalt arvestada vigaste võlgade eest, kui klient ei maksa, rikub see lepituspõhimõtet.
   • Näiteks kui arvate, et 40 000 euro suurust arvet ei laeku ühe kuu jooksul, registreerige 40 000 euro suurune kulu ebatõenäoliste võlgade kontole. See kuvatakse teie finantsselgituses kuluartiklina.
   • Lisaks pange bilansis kahtlaste kontode allahindluskontole sama summa krediidi raamatupidamislik kirje.
   • Tasumata jäänud arvete tuvastamisel peate raha välja võtma ainult halbade võlgade kontodelt ja saadaolevatelt krediidikontodelt.

5. 
   

   
   Postitage allahindlused ennetähtaegse makse korral Kui pakute ettemakse korral soodustust, maksab klient vähem kui arvel olev kogusumma. Seejärel salvestage hinnavahe kasumi vähendamisena müügi allahindluse kontol. See võimaldab teil kontrollida kasumiaruandes esinevaid vastuolusid.
   • Oletame, et saadate kliendile arve 1000 dollarit ja annate talle 10 päeva varem maksmise korral 10% allahindluse ehk 100 eurot. See klient maksab aga ainult 900 €.
   • Esitage 1000-eurone kanne debitoorsete võlgade kohta.
   • Deebet 900 € müügilt ja 100 € müügikontolt.

6. 
   

   
   Koostage ostjate nõuete ajalooline aruanne. Selline aruanne sisaldab üksikasju kõigi tasumata arvete kohta. Selle ülesehitus näitab, kui vanad arved on. Näiteks võivad jooksvate arvete veerud olla need, mille maksed on hilinenud 0–15 päeva, 16–30 päeva, 31–45 päeva ja rohkem kui 45 päeva. Saate seda kasutada halva võla hindamiseks. Seda aruannet saate kasutada ka arvete tuvastamiseks, mis nõuavad järelmeetmeid.