Kuidas aruannet kirjutada

Sisu

• etappidel
• 1. osa Ettevalmistused
• 2. osa Koosoleku ajal märkmete tegemine
• 3. osa Protokolli kirjutamine
• 4. osa Koosolekute protokollide mallide kasutamine

Teid on valitud või nimetatud oma komisjoni sekretäriks. Palju õnne! Kuid kas olete juba märkmeid teinud, protokolle koostanud ja koostanud? Ükskõik, kas rakendate nõuandekogude jaoks protseduurireeglite reegleid, näiteks Roberti kodukorda või Morini seadustikku, või töötate protokolle välja omal moel, peate tipptaseme saavutamiseks järgima teatavaid meetodeid.

etappidel

1. osa Ettevalmistused

1. 
   

   
   Tutvuge oma ettevõtte kohtumisprotseduuridega. Kui sekretär peab koostama ametliku aruande, on parem uurida, millist protseduurikoodeksit nimetada Kood Morin vm. Määrake vähem formaalses olukorras, mida lisada protokollidesse ja kuidas neid kasutatakse.
   • Raportöörina ei pea te tundma kõiki kodukorda. Siiski oleks kasulik omada koodeksi koopia või küsida presidendilt konkreetset vastust kõigile küsimustele.
   • Tutvuge oma rolliga. Mõned raportöörid ei sekku otse aruteludesse, teised teevad arutelul osalemise ajal märkmeid. Mõlemal juhul ei tohi sekretär mängida muud olulist rolli, näiteks juhatajat või abistajat.

2. 
   

   
   
   
   Valmista ette mudel. Koosolekute protokollid on peaaegu sarnase sisuga. Malli abil saate standardida oma protokollide esitust, et neid oleks hõlbus üle vaadata. Võite alla laadida ka minutitemallide näidiseid. Jätke piisavalt ruumi vähemalt allpool loetletud üksuste jaoks.
   • Organisatsiooni nimi.
   • Koosoleku tüüp. Kas toimub regulaarne iga-aastane või iganädalane koosolek, komitee väike koosolek või eriotstarbeline koosolek?
   • Kuupäev, kellaaeg ja koht. Jätke ruumi sessiooni algus- ja lõpuaegade registreerimiseks.
   • Koosoleku juhataja või moderaatori nimi ja sekretäri või asendusliikme nimi.
   • Loend osalejad ja puudub vabandus. Tegelikult on see osalemisleht. Pange tähele, kui kvoorum on saavutatud, st kui esindajate arv on minimaalne, et hääletada.
   • Jäta oma allkirja jaoks ruumi. Sekretärina peate oma tööle alati alla kirjutama. Kui protokoll tuleb kinnitada, võib vaja minna täiendavat allkirja, kuid see sõltub teie ettevõtte protseduuridest.
   • Päevakord, kui see on olemas. Kui te pole ise päevakorda koostanud, paluge koosoleku juhatajal või moderaatoril teile koopia anda, mis on kasulik märkmete korraldamiseks.

3. 
   

   
   
   
   Võtke sülearvuti või sülearvuti kaasa. Veenduge, et oleksite oma varustusega rahul. Kui kirjutate sageli minuteid, siis kasutage selleks sülearvutit või looge arvutis kaust.
   • Kui olete koostanud eelmise koosoleku protokolli ja seda pole kinnitamiseks esitatud, pese kindlasti ka teiega.
   • Diktofon aitab teil minuteid hiljem kirjutada, kuid see ei asenda märkmete tegemist. Kui salvestate koosoleku ajal toimunu, veenduge, et kõik kohalviibijad nõustuksid sellega. Seisake vastu kiusatusele korrata osalejate avaldusi sõna-sõnalt.
   • Stenograafia õppimisel teete märkmeid kiiremini, kuid te ei pea reprodutseerima kõike, mida osalejad ütlevad, et oma minutit kirjutada. Tegelikult peate vältima seda niimoodi tegemast.
   • Kui kutsutakse üles märkmeid avalikult tegema, kasutage projektorit või pabertahvlit. Sorteerige oma märkmeid hoolikalt, et saaksite neid hõlpsalt protokolli kirjutamiseks kasutada.

2. osa Koosoleku ajal märkmete tegemine

1. 
   

   
   Jaotage ajaleht. Niipea, kui kõik on kohal, levitage lehte või rohkem, kui osalejaid on palju. Seda kasutavad kõik oma nime ja kontaktteabe kirjutamiseks. Seda loetelu kasutatakse protokolli osa täitmiseks, mis on ette nähtud koosolekul osalenud isikute nimede registreerimiseks. Lehe saate protokollile kinnitada ka ise.
   • Kui te ei tea enamust kohalviibivatest inimestest, koostage lauaplaan ja täitke see, kui palute kõigil end tutvustada. Hoidke nimekirja märkmete tegemise ajal käepärast, et saaksite vajadusel igale nimele helistada.

2. 
   

   
   Täitke oma mudel maksimaalselt. Kuni koosoleku avamiseni sisestage organisatsiooni nimi, koosoleku toimumise aeg, koht ja liik, nt "iganädalane direktorite nõukogu koosolek, komisjoni erikoosolek jne". ". Kui koosolek algab, pange tähele aega.
   • Kui teil malli pole, kirjutage see teave märkmete algusesse.
   • Kui koosolek kutsuti kokku konkreetsel eesmärgil või eri ajal, hoidke osalejatele saadetud teate koopia. Pärast selle kirjutamist peate selle lisama protokollile.

3. 
   

   
   Pange kirja esimese väite tulemus. Enamik ametlikke kohtumisi algab esialgse päevakorra vastuvõtmise ettepanekuga. Seda esimest sammu kasutatakse protseduuri illustreerimiseks. Kui koosolek algab teistsuguse ettepanekuga, veenduge, et salvestaksite sama asjakohase teabe.
   • Liikumise täpne e-täht, mis algab sõnadega "pakun". Tavaliselt tähendab see: "Teen ettepaneku see päevakord vastu võtta. "
   • Ettepaneku autori nimi.
   • Hääletuse tulemus. Kui hääletus on positiivne, kirjutage "algatatud ettepanek".
   • Kui te ei saa pikki ettepanekuid täpselt reprodutseerida, võite taotleda nende esitamist kirjalikult. Kui see on korduv probleem, paluge lisada see nõue ametlikku menetlusse ettepanekute puhul, mis ületavad teatud arvu sõnu.
   • Kui olete päevakorra koostanud, võite olla ettepaneku algataja, koosoleku sekretär. See on täiuslik, kuni jääte objektiivseks, kuna pole oma tegevusega protokollidesse lisamine vastuolus.

4. 
   

   
   Salvestage muud koosolekul esitatud ettepanekud. Järgige protseduuri hoolikalt, kuid ärge registreerige neid protokolli, kui pole teisiti ette nähtud! Kui uus ettepanek on esitatud, registreerige asjakohane teave.
   • Pidage meeles, et iga ettepanek peaks sisaldama ettepaneku tingimusi, autori nime ja hääletustulemust.
   • Mõni ettepanek eeldab enne hääletamist teise osaleja toetust. Näiteks kui keegi ütleb: „Toetage liikumist”, registreerige selle inimese nimi protokolli koosoleku kaasautorina.
   • Kui te ei tea ettepaneku sponsori nime või peate seda uuesti kuulama, lõpetage koosolek viisakalt ja esitage küsimusi. Selle väikese katkestuse õigustamiseks on piisavalt oluline teabe täpne salvestamine.
   • Kui ettepanekut muudetakse, korrake lihtsalt oma märkuste sõnastust. Protokollis ei pea märkima, et ettepanekut on muudetud, välja arvatud juhul, kui pika arutelu põhjustanud muudatusettepaneku üle on olnud vaidlusi.

5. 
   

   
   Kuulake aruannete esitlust ja küsige koopiaid. Kui aruannet, infolehte või muud sarnast dokumenti loetakse valjusti, registreerige selle nimi ja seda lugenud isiku nimi või selle koostanud allkomitee nimi. Kui teil on lisatud liikumine, salvestage see nagu mis tahes muu liikumise korral.
   • Kõige parem on siiski saada dokumendi koopia koosoleku lõpus. Selle eksemplari saamiseks esitage esinejale või juhatajale märkus. Seejärel lisate iga aruande koopia protokollile pärast selle kirjutamist.
   • Kui koopiat pole saadaval, pange tähele, kus originaaldokumenti hoitakse. Võimalik, et peate seda teavet pärast koosolekut küsima.
   • Kui osaleja teeb dokumendi lugemise asemel suulise ettekande, kirjutage oma avalduse kokkuvõte. Ärge laskuge üksikasjadesse ja ärge korrake kõneleja sõnu.

6. 
   

   
   Pange tähele tehtud või määratud toiminguid. See hõlmab kontrollimine eelmise koosoleku otsuste ja uute tegevuste elluviimine. Kas kellelgi on tellitud kirja kirjutamine? Kirjutage kaasatud inimeste nimed ja neile omistatavad toimingud.
   • Sõltuvalt teie kohtumise formaalsuse astmest võivad paljud neist toimingutest kuuluda ettepanekud. Vähem ametlike kohtumiste korral peate olema tähelepanelik otsuste suhtes, mis pole selgelt sõnastatud.
   • Lühidalt põhjendage otsust, kui see on olemas.

7. 
   

   
   Pange kirja kõik kodukorra punktid ja menetluslikud punktid. Kui menetlusele esitatakse vastuväide, võtke arvesse kogu vastuväide ja selle aluseks olev põhimõte, samuti presidendi tehtud täielik otsus.
   • Ärge unustage lisada viiteid protseduurikoodeksile, olenemata sellest, kas rakendate põhikirja või organisatsiooni protokolli.

8. 
   

   
   Tea, millal kirjutada arutelude kokkuvõtteid. Seda on vaja teha ainult pärast selgelt väljendatud taotlust. Ametlikult kajastab aruanne seda, mis on olnud asjaolu ja mitte seda, mis olnud on öeldud . Peate siiski arvestama oma organisatsiooni ainulaadsete nõuetega.
   • Püüa oma märkmeid märkides olla objektiivne, olenemata asjaoludest. Kirjutage konkreetsed punktid ja mitte tunded. Minimeerige omadussõnade ja määrsõnade kasutamist. Teie eesmärk on kirjutada kuiv, faktiline ja mõnikord maitsetu dokument!
   • Arutelude kokkuvõte ei tohiks olla nominatiivne. Seega vältige aruteludes esinejate nimede mainimist. See on eriti oluline siis, kui tulise arutelu ajal võiks mõni hoolimatu sõnavõtja mõne inimese tundlikkust solvata.

9. 
   

   
   Sule koosoleku lõpus. Pange tähele aega, millal koosolek katkestatakse. Ärge unustage korjata kõiki aruannete koopiaid või tuletage meelde, et inimesed saaksid need teile saata.
   • Vaadake oma märkmed üle, et veenduda, kas kõik on selge ja kas te pole midagi unustanud. See on aeg esitada oma küsimused enne osalejate lahkumist.

3. osa Protokolli kirjutamine

1. 
   

   
   Alustage kirjutamist nii kiiresti kui võimalik. Parem on kirjeldada minuteid vahetult pärast koosolekut, kui sündmused on teie mälus veel värsked.

2. 
   

   
   Koosoleku märkmete sisestamiseks kasutage arvutit. Võib-olla olete seda juba teinud, kui olete seansi ajal märkmeid sülearvutile teinud. Salvestage oma märkmed ja alustage uut dokumenti. Saate neid minutitega võrrelda, asetades need üksteise kõrvale.

3. 
   

   
   Esitage oma märkused lõikudes selgelt. Iga uut ettepanekut, uut otsust või kodukorda puudutavat punkti tuleks käsitleda iseseisvas lõigus. Operatsiooni ajal kontrollige, kas:
   • olete austanud õigekirjareegleid ja grammatikat, isegi kui kasutate vajadusel õigekirjaparandust,
   • olete kasutanud sama aega kogu e-s, kas minevikus või olevikus, kuid ilma samas dokumendis kunagi ühelt ajast teisele ümber lülitumata,
   • olete objektiivne, teisisõnu, teie arvamus ei tohiks kunagi ilmneda protokollis, kuna proovite luua kõigile mõeldud objektiivset dokumenti,
   • kasutasite lihtsat ja täpset sõnavara ning asendasite ebamäärased terminid sobivate sõnadega, vältides lilleliste väljendite kasutamist,
   • mainisite ainult tehtud toiminguid, mitte arutelusid, välja arvatud juhul, kui teil paluti need üles märkida, kuna peaksite keskenduma sellele, mis oli asjaolu ja mitte sellel, mis on olnud öeldud,
   • olete selguse huvides lehed nummerdanud.

4. 
   

   
   Jagage liikmetele oma protokolli kavandi koopia. Saatke koopia igale liikmele, kasutades ajakaardil olevat kontaktteavet. Kui teil pole kontaktteavet, peaks koosoleku korraldaja saama seda teile edastada.

5. 
   

   
   Laske koosoleku protokoll kinnitada. Teil võidakse paluda see järgmisel koosolekul valjusti läbi lugeda ja kinnitamiseks esitada. Kui ettepanek võetakse vastu, pange tähele, et protokoll on vastu võetud.
   • Kui aruannet muudetakse enne selle kinnitamist, tehke muudatused ja pange dokumendi lõppu tähele, et seda on muudetud, kirjeldamata tehtud muudatusi.
   • Kui muudatusettepanek tehakse pärast protokolli kinnitamist, siis märkige ettepaneku täpne sisu ja otsus selle vastuvõtmise või tagasilükkamise kohta.

4. osa Koosolekute protokollide mallide kasutamine

1. 
   

   
   Külastage saiti, kus pakutakse koosolekute protokollide näidiseid. Need mallid säästavad teie aega ja väldivad vigu.

2. 
   

   
   Võtke aega oma saitide ülevaatamiseks. Kasutage igaühe pakutavaid võimalusi, et leida endale sobiv mudel.
   • Kui vajate konkreetset tüüpi mudelit, näiteks praegust või standardset mudelit, tehke oma uurimistöö ja laadige valitud mudel alla, klõpsates nuppu "allalaadimine" või nuppu "malli kasutamine". Salvestage see kindlasti hõlpsasti leitavasse kohta, et te seda ei kaotaks.

3. 
   

   
   Juurdepääs failile. Nüüd, kui olete allalaadimise lõpetanud, pakkige fail lahti ja avage see "Microsoft Wordis" või "Excelis". Kasutage kerguse ja kvaliteedi huvides uusimat Microsoft Word'i versiooni. Tarkvara ajakohastamine muudab teie jaoks asjad lihtsamaks, võimaldades samal ajal uute funktsioonide kasutamist.

4. 
   

   
   Lisage päisesse oma ettevõtte logo ja autoriõiguse sümbol. Eemaldage malli näidise logo ja lugege kindlasti allalaadimissaidi kasutustingimusi. Kas te ei soovi end juriidiliste probleemide ees seista, kas olete?

5. 
   

   
   Muutke pealkirja. Tõstke tiitlialal välja sõnad "koosoleku pealkiri" ja sisestage oma protokolli tegelik pealkiri.

6. 
   

   
   Dokumendi esituse muutmine (valikuline). Oma mudeli atraktiivsemaks muutmiseks võite värve muuta või valida mõne muu teema. See on lihtne: leidke vahekaart "paigutus" ja klõpsake jaotist "värvid ja teemad". Nii saate muuta oma mudeli välimust ja valida isegi värve, mis sobivad teie ettevõtte logoga.

7. 
   

   
   Sisestage jaotiste subtiitrid. Välju, mida saate täita, peaks olema mitu. Võimalik, et vajate rohkem välju või eelistate e-faili muuta. Kohandage neid vastavalt oma vajadustele.

8. 
   

   
   Salvestage mall sülearvutisse. Seega saate seda sessiooni ajal oma protokollide kirjutamiseks kasutada. Kui jätkate "Microsoft Office'i" kasutamist, lähevad asjad kiiremaks ja lihtsamaks ning saate kohtumist jälgida senisest rohkem korralduse ja täpsusega. Teise võimalusena saate oma malli printida käsitsi kirjutatud märkmete tegemiseks, kuid veenduge, et teil oleks piisavalt ruumi vajaliku teabe kirjutamiseks.

9. 
   

   
   Kontrollige oma mudelit. Palju õnne! Teie aruandemudel on valmis. Teie tootlikkus ja täpsus peaksid hüppeliselt paranema, kui teil on eeskuju, mida saate oma ideede korraldamisel järgida. Nagu kõigi projektide puhul, vaadake üle mudeli üksikasjad, et tuvastada ebatäpsed või puuduvad üksused. Niipea, kui kõik on korras, saate seda kasutada oma järgmistel koosolekutel.