Kuidas kirjutada muudatuste juhtimise kava

Sisu

• etappidel
• 1. meetod Kirjutage organisatsiooniliste muudatuste haldamise plaan
• 2. meetod Projekti muudatuste jälgimine

On kahte tüüpi muudatuste juhtimise kavasid. Üks käsitletakse organisatsioonis toimunud muutuste mõju ja hõlbustab üleminekut. Teine aitab jälgida muudatusi ühes projektis, luues selge muudatuse toodetes või projekti ulatuses. Need plaanid on seotud selge ja täpse edastamisega.

etappidel

1. meetod Kirjutage organisatsiooniliste muudatuste haldamise plaan

1. 
   

   
   Näidake muudatuste põhjuseid. Loetlege tegurid, mis viisid muudatuste tegemiseni, näiteks halb jõudlus, uus tehnoloogia või organisatsiooni missiooni muutus.
   • Üks lähenemisviis on kirjeldada ettevõtluse hetkeseisu ja tulevikuolukorda, mille see plaan soovib luua.

2. 
   

   
   Määratlege muudatuste olemus ja ulatus. Kirjeldage lühidalt projekti eeldatavat olemust. Tehke kindlaks, kas see mõjutab positsioone, protsessimuutusi, poliitika muutusi või organisatsiooni struktuuri. Loetlege osakonnad, töörühmad, süsteemid või muud komponendid, mida võidakse kohandada.

3. 
   

   
   
   
   Kirjeldage sidusrühmade tuge. Loetlege kõik plaaniga seotud sidusrühmad, näiteks haru, esinduse juht, pooldaja, tarbijad või töötajad, keda muudatus mõjutab. Täpsustage kõigi nende osade puhul, kas huvigrupp toetab tehtavaid muudatusi.
   • Ärge unustage koostada tabelit, mis selgitaks seda teavet selgelt ja lühidalt. Hinnake iga mõjutatud osapoole jaoks järgmiste andmete prioriteetsuse taset (kõrge, keskmine või madal): teadlikkus, toetuste tase, mõju.
   • Võimalusel viige sidusrühmade toetuse hindamiseks läbi üks-ühele intervjuud.

4. 
   

   
   Moodusta meeskond. See meeskond vastutab kõigi sidusrühmadega suhtlemise, mitmesuguste probleemide ärakuulamise ja operatsiooni parimates tingimustes toimimise eest. Valige inimesed, kes on ettevõttes väga usaldusväärsed ja heade suhtlemisoskustega.
   • Peaksite palkama promootori tippjuhtkonnalt. Rõhutage, et muutuste edendamiseks on aktiivne töö, mitte ainult kava kinnitamine.

5. 
   

   
   
   
   Töötage juhtimisega välja lähenemisviis. Ettevõtte kogu toetuse saamine on operatsiooni õnnestumiseks hädavajalik. Luba kõigil tippjuhtidel muudatusi kommenteerida ja teha omavahel koostööd, et selles projektis aktiivselt osaleda.

6. 
   

   
   Tehke igale näitlejale plaan. Hinnake iga sidusrühma, sealhulgas neid, kes projekti toetavad, kaasnevaid riske ja probleeme. Usaldage nende probleemidega tegelemine vastutavale meeskonnale.

7. 
   

   
   Koostage suhtlusplaan. Suhtlemine on selle protsessi põhielement. Suhtle sageli kõigi asjaosalistega. Tugevdage tehtavate muudatuste põhjuseid ja neist saadavat kasu.
   • Näitlejad peaksid saama üks-ühele kahesuunalist suhtlust. Näost näkku kohtumised on hädavajalikud.
   • Suhtlus peab tulema peamise juhtimise edendajalt, iga töötaja otsese juhendajalt ja kõigilt teistelt esindajatelt, keda asjaosalised usaldavad. Kõik kommunikatsioonid peavad läbima ühtse teabe.

8. 
   

   
   Pöörake tähelepanu igasugusele vastupanule. Muutustele on alati vastupanu. See toimub üksikisiku tasandil ja seetõttu peate nende vastupanu põhjuste väljaselgitamiseks isiklikult sidusrühmadega suhtlema. Pöörake tähelepanu kaebustele, et juhtkond saaks neid parandada. Need probleemid hõlmavad tavaliselt järgmisi punkte.
   • Pole motivatsiooni ega tungi kiireloomulisust.
   • Puudub üldise olukorra mõistmine ega muudatuste vajaduse põhjused.
   • Protsessis osalemise puudumine.
   • Ebakindlus töökoha stabiilsuse, tulevaste rollide või tulevaste ametikohtade jaoks vajalike nõuete ja oskuste osas.
   • Juhtkonna suutmatus täita ootusi muudatuse või kommunikatsiooni rakendamise osas.

9. 
   

   
   Võtke takistused. Nõuetele vastamiseks peate tugevdama suhtlust või muutes strateegiat. Muud nõuded võivad nõuda täiendavaid lähenemisviise, mille saate lisada oma kavasse või tellida juhtkonnale allhankeid. Uurige, milline neist valikutest on teie organisatsiooni jaoks kõige parem.
   • Mis tahes muudatuste korral positsioonides või protsessides muutke töötajate koolitamine esmatähtsaks.
   • Kui plaanite võimalikult sujuvat üleminekuperioodi, kavandage koosolekuid või suurendage töötajate hüvitisi.
   • Kui sidusrühmad pole motiveeritud, pakkuge neile stiimuleid.
   • Kui nad tunnevad end projektist eemal olevat, korraldage kohtumine, et koguda tagasisidet ja vaadata üle kõik muudatused kavas.

2. meetod Projekti muudatuste jälgimine

1. 
   

   
   Määrake rollid. Loetlege rollid, mis sellele projektile igaühele omistatakse. Kirjeldage iga rolli jaoks vajalikke kohustusi ja oskusi. Delegeerige vähemalt üks peakokk, kes tegeleb muudatuste igapäevase elluviimisega, samuti promootor, et jälgida kõiki edusamme ja teha olulisi otsuseid.
   • Suurettevõttes suurte projektide puhul peate võib-olla jagama rollid mitme spetsialiseeritud teadmiste vahel.

2. 
   

   
   Moodustage kontrollkomisjon. IT-projektid hõlmavad tavaliselt muudatuste juhtimise komisjoni, mis koosneb iga sidusrühma esindajatest. See komisjon vastutab missiooni juhi asemel taotluste kinnitamise ja otsuste edastamise eest sidusrühmadele. See lähenemisviis sobib väga hästi paljude sidusrühmadega projektidesse ja võib vajada põhieesmärkide sagedast ümberhindamist.

3. 
   

   
   Looge taotluste rakendamiseks protsess. Kui meeskonnaliige on edusammud kindlaks teinud, kuidas liikuda ideelt reaalsuseni? Kirjeldage seda protsessi meeskonna kokkuleppel. See võib välja näha.
   • Meeskonna liikmed peavad täitma avalduse vormi ja saatma selle projektiametile.
   • HOM peaks sisestama vormilt saadud teabe päringuregistrisse ja seda logi värskendama, kui taotlusi kaalutakse või lükatakse tagasi.
   • Mänedžer palub meeskonna liikmetel kirjutada täpsem plaan ja hinnata vajalikke pingutusi.
   • Missiooni juht saadab plaani elluviijale võimaliku vastuvõtmiseks.
   • Muudatused on tehtud. Sidusrühmi teavitatakse edusammudest sageli.

4. 
   

   
   Looge taotlusvorm. Järgmised andmed peavad olema vormil ja need tuleb sisestada muudatuste logisse.
   • Muutmistaotluse kuupäev.
   • Projektijuhi määratud taotluste arv.
   • Pealkiri ja kirjeldus.
   • Vormi täitva isiku nimi, e-posti aadress ja telefoninumber.
   • Igale taotlusele antud prioriteet (kõrge, keskmine või madal). Kiireloomuliste muudatuste jaoks võite vajada kindlaid tähtaegu.
   • Toote- ja versiooninumber (IT-projektide jaoks)

5. 
   

   
   Lisage täiendavat teavet. Samuti peab muudatuste logi olema võimeline jälgima tehtud otsuseid ja jälgima tähelepanelikult nende rakendamist. Lisaks taotlusvormide teabele peate reserveerima ruumi ka:
   • taotluste kinnitamine või tagasilükkamine,
   • selle isiku allkiri, kes taotlused heaks kiidab või tagasi lükkab,
   • muudatuste rakendamise ajakava,
   • muudatuste lõppemise kuupäevad.

6. 
   

   
   Tähtsate otsuste järelmeetmed Lisaks muudatuste logile võiks projektile kasu olla ka olulistest otsustest. See avaldus võib teie jaoks pikas perspektiivis lihtsamaks muutuda või aidata jälgida projekte, mille juhtimises on tehtud mõningaid muudatusi. See fail võib olla ka suhtlusjuhendiks klientidele või juhtorganitele. Iga õigeaegselt tehtud muudatuse kohta sisaldab projekti ulatus või nõuded, vastuvõetavad prioriteeditasemed või strateegia järgmist teavet.
   • Projekti algataja.
   • Otsuse tegemise kuupäev.
   • Kokkuvõte otsuse põhjustest ja nende saavutamiseks kasutatud lähenemisviisist. Lisage protsessi kõik asjakohased dokumendid.